Blog Harry Zegerius: De papierberg, het contractenwoud en het overzicht

Harry Zegerius (regioadviseur Noord-Holland) heeft een blog geschreven over zijn ervaringen met het toetsen van de Afsprakenkaart in de regio Gooi en Vechtstreek. Onze samenwerkingspartner Ketenbureau i-Sociaal Domein begeleidt de ontwikkeling van de Afsprakenkaart.

Regioadviseur Harry Zegerius

De afsprakenkaart in de praktijk

Op dit moment wordt de 0.8-versie van de Afsprakenkaart getoetst in de praktijk. De Afsprakenkaart biedt meer overzicht en inzicht in de contractuele afspraken tussen gemeenten en zorgaanbieders en moet leiden tot minder administratieve lasten in het Sociaal Domein. Dit nieuwe product wordt samen met het veld ontwikkeld door het Ketenbureau i-Sociaal Domein. Als regioadviseur Opdrachtgever-/opdrachtnemerschap Wmo en Jeugdwet ben ik nauw betrokken bij de ontwikkeling van de Afsprakenkaart. Dinsdag 27 oktober heb ik de praktijktoets in de regio Gooi en Vechtstreek ondersteund. In deze blog licht ik toe hoe zo’n praktijktoets eruitziet maar ik start eerst met iets meer achtergrondinformatie over de Afsprakenkaart.

De Afsprakenkaart

In de praktijk zie ik de enorme diversiteit aan documenten, protocollen, afspraken en opties waarmee opdrachtgevers en opdrachtnemers te maken krijgen bij de inkoop van jeugdzorg en maatschappelijke ondersteuning. Een inkooptraject in de Jeugdzorg kan bijvoorbeeld bestaan uit 14 percelen, waar binnen de verscheidene contracten weer diverse afspraken en opties voorkomen. Een aanbieder die in meerdere regio’s of landelijk werkt, heeft soms wel met bijna 300 gemeenten te maken en heeft meer dan 200 contracten.

Veelal zijn in de overeenkomsten dezelfde afspraken opgenomen maar met een verschillende optie of keuze. Denk bijvoorbeeld aan het wel/niet/onder voorwaarden toestaan van hoofd- en onderaannemerschap. Door meer overzicht te verschaffen en meer standaardisatie toe te passen, kan de administratieve last - die gepaard gaat met het inrichten van processen en systemen - worden teruggedrongen. Het middel bij uitstek hiervoor is de Afsprakenkaart. Dit is een overzichtelijk document waarin algemene afspraken en hun keuzes worden vastgelegd (en aangevinkt). De 0.8-versie van de Afsprakenkaart is te vinden op de website van het Ketenbureau i-Sociaal Domein.

De praktijktoets

De Afsprakenkaart wordt getoetst door een tiental gemeenten/regio’s en zorgaanbieders. De praktijktoets in de regio Gooi en Vechtstreek heb ik ondersteund.

Op dinsdag 27 oktober had ik een (digitale) afspraak met Inkoopstrateeg Marco van der Spek-Stikkelorum van regio Gooi en Vechtstreek. Vanuit Stichting Philadelphia Zorg sloten aanbestedingsspecialist Liesbeth Zeelenberg en medewerker Zorgadministratie-Wmo Nina Moser aan. Samen hebben zij zeer deskundig en constructief de Afsprakenkaart aan de toets onderworpen. Er is gekeken naar ‘dekking van de afspraken’, kwaliteit van de afspraken en de toepasbaarheid.

De 0.8-versie van de Afsprakenkaart bestaat uit 36 afspraken. Deze 36 afspraken hebben we doorgenomen en onderzocht of deze waren opgenomen in de inkoopdocumenten van de regio (toelatingsdocument, administratieprotocol, verantwoordingsprotocol).

Steeds hebben we ons de volgende vragen gesteld:

  • Zijn de afspraken opgenomen? Zo ja, welke keuzes zijn dan gemaakt?
  • Zijn afspraken niet opgenomen? Wat is daar dan de reden van? Is dat logisch?
  • Komt de definitie van de afspraak in de afsprakenkaart overeen met de documenten?
  • Is een nadere toelichting nodig?
  • Is de afspraak relevant, moet hij anders worden geformuleerd, is de afspraak overbodig?

Conclusies praktijktoets

Uit de praktijktoets door regio Gooi en Vechtstreek blijkt dat het merendeel van de afspraken voorkomt in de inkoopdocumenten. Sommige afspraken en keuzes moeten nader worden bekeken. Ook zijn er zaken die aanscherping behoeven, zoals het onderscheid tussen verschillende percelen in één inkoop. De vraag is of er dan ook meerdere Afsprakenkaarten nodig zijn voor één regio? Ik vind dat we nuttige feedback hebben opgehaald voor de volgende versie van de Afsprakenkaart.

Alle bevindingen van de praktijktoetsen worden verwerkt in een nieuwe versie (0.9) die op 10 november wordt besproken met de Klankbordgroep Afsprakenkaart. We verwachten – bij positief advies van de klankbordgroep - de 1.0 versie te kunnen voorleggen aan de Stuurgroep i-Sociaal Domein op 2 december.

De algemene conclusie is dat de Afsprakenkaart een nuttig instrument is dat een goed overzicht geeft in de afspraken en keuzes per regio. Een zorgaanbieder zoals Philadelphia Zorg, die landelijk ondersteuning levert, ontleent aan de Afsprakenkaart een goede aanvulling op het contractmanagement en een leidraad voor de inrichting van processen in de backoffice.

Bijvangst: Uit deze praktijktoets kwam ook input voor het Ketenbureau m.b.t. onderwerpen als de Standaard Administratie Protocollen en het Landelijk Accountantsprotocol.

Dank aan de regio Gooi en Vechtstreek

Marco, Liesbeth en Nina hebben geweldig voorwerk verricht. Ze hadden voor de toets de documenten al doorgenomen en waren dus goed voorbereid. Mijn dank in elk geval aan hen voor deze mooie inzet.

Voor mij als regioadviseur is het niet alleen erg leuk om zo’n praktijktoets te ondersteunen maar ook buitengewoon goed en productief om deze toets uit te voeren met een regio én een zorgaanbieder. Het kost voorbereidingstijd en het neemt zeker 2 uur in beslag om de toets volledig uit te voeren, maar het levert wederzijds mooie input op. Na dit overleg hebben we ook een vervolgafspraak gemaakt tussen regio en aanbieder over een aantal onderwerpen die raken aan het berichtenverkeer. Ik kijk uit naar deze volgende afspraak.

Harry Zegerius Regioadviseur Opdrachtgever-/opdrachtnemerschap
Regio Noord-Holland