Interview: Hoe drie aanbieders het consortium YEPH vormen

Zestien gemeenten, drie zorgaanbieders, één taak en één contract: dat is de formule van de U16 in samenwerking met YEPH. De U16 bestaat uit zestien gemeenten* in de regio Utrecht. YEPH is een samenwerkingsverband van de drie zorgaanbieders Youké, Pluryn en ’s Heeren Loo. Zij hebben één gezamenlijke taak: het vormgeven van specialistische, essentiële jeugdhulp op maat in de regio. Dit praktijkverhaal laat zien hoe een intensief aanbestedingstraject zich uiteindelijk heeft uitbetaald in een zeer hechte samenwerking tussen drie zorgaanbieders die gezamenlijk veel verantwoordelijkheid, maar ook bewegingsruimte hebben om specialistische jeugdhulp aan te bieden.

Lieke van Domburgh en Wynand Crommelin

Wij spraken met Lieke van Domburgh en Wynand Crommelin van Pluryn. Wynand is directeur bij Pluryn, Lieke is directeur Kwaliteit van zorg en Innovatie bij Pluryn en transformatiemanager voor het contract met de U16. Daarnaast is Lieke onderzoeker bij het VU-Medisch Centrum. Dit praktijkverhaal schetst eerst de context en opzet van de aanbesteding. Vervolgens kijken we uitgebreid naar de samenwerking tussen de consortiumpartners, eerst tijdens de aanbesteding en daarna in de eerste maanden van de uitvoering.

1. Overzicht van de aanbesteding: hoe het allemaal begon

Zestien Utrechtse gemeenten zijn in 2019 gestart met een gezamenlijke aanbesteding voor specialistische, essentiële jeugdhulp. Dit is het zwaarste deel van de jeugdhulp voor kinderen die veel ondersteuning nodig hebben. De gesloten jeugdhulp, driemilieuvoorziening en klinische opnames vallen hier bijvoorbeeld onder. De gemeenten (de U16) hebben destijds bewust voor een nieuwe aanpak gekozen en dat heeft geleid tot een innovatief contract dat op 1 april 2020 is ingegaan. Aanleiding voor deze aanpak was de wens om de juiste zorg op de juiste plek en op maat te leveren. Door een consortium kan de zorgcontinuïteit worden geborgd en is expertise gebundeld. Zo blijven expertise en voorzieningen beschikbaar voor de kinderen die dit nodig hebben. Omdat het specialistische, essentiële jeugdhulp betreft, is samenwerking nodig om de juiste zorg te leveren.

Dialoog-gericht aanbesteden

Om tot dit contract te komen, heeft een dialooggerichte aanbesteding tussen gemeenten, aanbieders en cliënten plaatsgevonden. Wynand: “Naar aanleiding van de aanbesteding van de U16 hebben we met drie partijen gezamenlijk als consortium ingeschreven.” Pluryn, die al ongeveer 80% van de specialistische jeugdhulp voor essentiële functies voor de 16 gemeenten uitvoerde, zocht al snel contact met Youké en ’s Heerlen Loo, samen goed voor de andere 20%. Tijdens de aanbesteding zijn de drie consortium-partners als één organisatie opgetrokken en hebben intensief overleg gevoerd over de wijze waarop de samenwerking vormgegeven zou moeten worden.

Kenmerkend voor de aanbesteding was dat er ruim tijd was ingeruimd voor gesprekken tussen de gemeenten en de aanbieders. Lieke: “Tijdens de procedure hebben wij samen de invulling van de opdracht vorm gegeven, waarbij de inhoud voorop stond. Bovendien waren we voorafgaand al geconsulteerd over het inschrijfdocument. De dialogen in alle fasen waren heel waardevol; we hebben het zo echt samen gedaan”. Het is een langdurig en intensief traject geweest met een doorlooptijd van bijna een jaar. De aanbesteding is tot twee keer toe verlengd. Wynand: “Dit gaf aan hoe belangrijk alle partijen het vonden om tot een gedegen en gedragen plan te komen.”

Het vertrekpunt was de ambitie ‘de zorg verplaatst zich, niet het kind’. Voor de essentiële functies is daarbij de focus gelegd op ‘doen wat echt nodig is’ door zoveel mogelijk zorg toe te voegen op de plek waar het kind ook langdurig kan opgroeien. Noodzakelijke opname wordt zo kort mogelijk gehouden zodat het kind snel weer terug naar huis of naar een woonvoorziening kan waar het kind veilig kan opgroeien. Volgens Lieke draaide de dialoogfase hoofdzakelijk om één vraag: “Waar kies je samen voor, wat voor zorg willen we leveren en welke kant willen we op?” Dat ‘samen’ bleek breder te zijn dan alleen gemeenten en zorgaanbieders. Voortdurend werden ervaringsdeskundige jongeren meegenomen in het proces, die professioneel werden begeleid. “Een geniale zet van de U16”, aldus Lieke. “Dat maakte het gesprek veel scherper.”

Het vertrekpunt was de ambitie 'de zorg verplaatst zich, niet het kind' met een focus op 'doen wat echt nodig is'.

Taakgerichte uitvoering met risicoparagraaf

Er is bewust gekozen voor een taakgerichte bekostiging, waarbij de aanbieders van de gemeenten gezamenlijk een vast bedrag per jaar ontvangen. Wynand: “We streven ernaar om binnen de taakgerichte financiering alle zorg te leveren die nodig is voor het betreffende kind. De gemeente laat ons vrij hoe we dat doen, mits we wel scherp monitoren en rapporteren. Wel hebben we een duidelijke risicoparagraaf afgesproken waarin we afspraken hebben gemaakt voor wanneer onverhoopt toch meer zorg geleverd zou moeten worden dan vooraf bedacht en waar we als consortium geen invloed op hebben. We kunnen immers niet de toekomst voorspellen en één kind meer of minder kan al snel een ton schelen. Dat zou kunnen leiden tot een pervers stelsel waar we bepaalde opnames niet meer kunnen doen. Dat proberen we uiteraard te vermijden.” “Spannend”, noemt Lieke de taakgerichte bekostiging wel, ook met risicoparagraaf. “Zaken als instroom zijn niet volledig te voorspellen, dat maakt het complex.” Toch zijn Wynand en Lieke van mening dat het belangrijk is om hier heldere afspraken over te maken. Wynand: “Commerciële bedrijven hebben een winstmarge om afwijkingen op te vangen, dat hebben wij niet. Daarom is het fijn dat onvoorzienbare gevallen door de gemeente worden opgevangen.”

Eén opdracht van maximaal negen jaar

Het resultaat van de uitgebreide dialoogfase was één contract voor specialistische, essentiële Jeugdhulp in de U16. Dit contract heeft als doel om integraal te werken vanuit één gezamenlijke visie. Wanneer dit naar tevredenheid lukt, kan het contract negen jaar lopen: initieel drie jaar, gevolgd door iedere keer twee jaar verlenging. YEPH heeft de opdracht gegund gekregen en is na twee maanden vertraging ten gevolge van Corona op 1 juni gestart met de uitvoering.

Uitgangspunten op een rij

Aanbestedende diensten

U16
Opdrachtnemer YEPH
Scope opdracht

Specialistische, essentiële jeugdhulp

Omvang 235 kinderen in 2019
Start en duur procedure Voorjaar 2019 (1 jaar)
Start uitvoering 1 april 2020

Type procedure

SAS-procedure
Contractduur

3 jaar + 3 x 2 jaar verlenging

2. Samenwerking tijdens de aanbesteding

Na publicatie van de aanbesteding, ging het tenderteam van Pluryn meteen aan de slag. Wynand: “Pluryn leverde circa 80% van de zorg, dus we hebben intern besproken of we niet alleen de aanbesteding in wilden gaan. Maar het heeft ons enorm geholpen om de aanbesteding samen met ’s Heeren Loo en Youké te doen, dat zette ons op scherp.” Lieke: “Wij (Pluryn, Youké en ’s Heeren Loo) hebben hier gezamenlijk de markt in handen, dus dat was een logische keuze.” Uiteindelijk zijn de drie partijen relatief snel in de aanbestedingsprocedure bij elkaar aan tafel gaan zitten. In de eerste gesprekken ging het vooral over taal. Lieke: “We gebruiken dezelfde termen, maar wat bedoelen we er precies mee?”. Alleen als je echt over hetzelfde praat, kun je echt een gezamenlijk plan gaan opstellen.

Meerdere partijen, één visie

Een zeer belangrijk punt bij de samenwerking tijdens de aanbesteding was de visie op de jeugdhulp in de regio. Vanuit de U16 was de visie helder: ‘de zorg verplaatst zich, niet het kind’. Lieke: “We krijgen vanuit de U16 een visie mee, maar we hebben zelf ook een visie. Dat kan knellen en heeft geleid tot nuanceringen. De focus bleef hierbij liggen op ‘doen wat echt nodig is’ en zo snel mogelijk toewerken naar een veilige plek om op te groeien voor de kinderen binnen de essentiële functies. Daarbij is de inbreng van ervaringsdeskundigen, die veel genuanceerder naar de ambitie van de gemeente aankeken, van groot belang geweest.” Bovendien bestaat het samenwerkingsverband uit drie verschillende organisaties, wat een eenduidige visie niet altijd gemakkelijk maakte. Gelukkig bouwt de visie die de U16 meegaf voort op eerder werk, zoals het actieplan rondom best passende zorg voor kwetsbare jongeren. Ook bij dat actieplan is Pluryn betrokken geweest, waardoor de visie al redelijk in lijn lag met die van Pluryn zelf.

Een gedeelde visie betreft niet alleen de drie consortiumpartners en de U16, maar YEPH heeft ook te maken met andere opdrachtgevers, zoals gemeenten buiten de U16, zorgkantoren en justitie. Het is haast niet mogelijk om voor andere opdrachtgevers met een andere visie te werken. Lieke: “Dat betekent dat wij bij Pluryn op dit moment ook onze andere opdrachtgevers benaderen met de visie die we met YEPH ontwikkeld hebben.” Dat is een behoorlijke inspanning. Gelukkig reageren andere opdrachtgevers tot nu toe positief. Lieke is uiteindelijk zeer tevreden over het resultaat: “In mijn beleving is het goed gelukt om de visie congruent en concreet door te blijven vertalen, dat is mooi.”

Behoefte aan handvatten

Om nog meer grip te krijgen op het financiële plaatje, werd tijdens de aanbestedingsfase gezamenlijk een business case opgesteld. Lieke licht toe: “Tijdens de dialoogfase merkten we dat we meer behoefte hadden aan handvatten. Waar wilden we heen en wat was daar voor nodig? Hiervoor hebben we een business case gemaakt. Die bevatte veel aannames, maar we hadden in ieder geval iets om op te sturen.” De business case bevatte drie scenario’s voor de komende drie jaren. Lieke: “Hierdoor konden we gerichter met elkaar het gesprek aan gaan. Achteraf bleek de business case enorm helpend.” Wynand: “Ondanks dat de gemeente taakgericht kijkt, voorkom je niet dat een business case terugrekent naar P x Q. Een taakgerichte financiering alleen is niet de oplossing, het gaat uiteindelijk voor een belangrijk deel om het terugbrengen van de ‘Q’.” Het terugbrengen van de ‘Q’ is in de business case mede terug te zien in een reductie van 25% in verblijfsdagen, wat volgens Wynand “best fors” is. “Daarom is de risicoparagraaf met de gemeente van groot belang.”

Om tot een gezamenlijke business case te komen, hebben de consortiumpartners gekozen om volledig transparant te zijn naar elkaar over hun kosten. Wynand: “Je legt eigenlijk je hele bedrijfsvoering op tafel. Door die transparantie creëer je vertrouwen.” Dat klinkt ongebruikelijk voor marktpartijen onderling, maar Wynand blijft er nuchter onder: een andere manier om gezamenlijk een business case op te stellen, is er simpelweg niet. Bovendien is het enorm belangrijk om goed te kijken naar de kosten van de zorg: “het grootste probleem in de jeugdhulp is nu eenmaal geld.”

Je legt eigenlijk je hele bedrijfsvoering op tafel.

Naast de business case heeft YEPH op een peildatum een ‘foto’ van alle kinderen gemaakt. Lieke: “Over alle kinderen die bij YEPH zaten hebben we vragen gesteld. Dit werd eenmalig gedaan om kritisch te kijken naar ons vertrekpunt: Waarom zitten ze er, zitten ze er passend, was het ooit passend? Wie zijn zij, hoe oud zijn zij? Zitten zij hier met passende financiering?” Dergelijke vragen hebben enorm veel kennis opgeleverd voor zowel YEPH als voor de U16. Aan de hand van de startfoto, die ook besproken is met de U16, is veel kennis opgehaald, die vervolgens is gebruikt voor het verder invullen van de strategie en werkwijze.

3. Samenwerking tijdens de uitvoering

Het contract is inmiddels getekend en Youké, Pluryn en ’s Heeren Loo zijn sinds april gezamenlijk als YEPH aan de slag om invulling te geven aan het contract. Wynand: “Dit samenwerkingsverband voelt het beste, we vullen elkaar goed aan.” Lieke: “Ik zie het als voordeel dat we maar met drie zorgaanbieders zijn. Daarnaast hebben wij een duidelijke en natuurlijke rolverdeling: Pluryn is de grootste partij en vult de rol van transformatiemanager in (Lieke doet dit zelf), ’s Heeren Loo focust op licht verstandelijke beperkingen en Youké heeft een specialisme in jongere kinderen. Deze natuurlijke rolverdeling vergemakkelijkt de samenwerking.”

Het expertiseteam als de belichaming van YEPH

Om de visie in de praktijk te brengen is een expertiseteam opgericht. “Dat is de belichaming van YEPH”, aldus Lieke. YEPH heeft bijvoorbeeld geen eigen kantoor, pand of rechtspersoon, het is echt een samenwerkingsverband. In het expertiseteam komen de drie aanbieders letterlijk samen. Het team bestaat momenteel uit zeven personen, die zich inzetten voor het expertiseteam. Lieke: “Om dit team te vormen is gekeken naar expertise, dat is onafhankelijk van de zorgorganisatie.” Het doel van YEPH, en dus het expertiseteam, is helder: voorkomen dat eigen zorgaanbod nodig is (‘nee, tenzij’) en daarmee instroom te beperken. Als zorg toch nodig is, is het zaak om de zorg zo passend en zo kort mogelijk te maken. Daarmee houdt YEPH zich niet alleen bezig met de instroom, maar ook de uitstroom. Lieke bakent deze grote taken af: “De behandelaars blijven verantwoordelijk voor de uitstroom. Het expertiseteam is wel medeverantwoordelijk voor het inrichten van de monitor om te kijken of de uitstroom loopt zoals gewenst.” Wynand: “Door te kijken wat het beste is voor het kind, eerder te sturen op uitstroom en te focussen op passend (vervolg)aanbod (zoals intensief ambulant of begeleid wonen), zou de vraag de komende jaren af moeten nemen.” Het kan mogelijk conflicterend in de oren klinken, als zorgaanbieder meewerken aan het minimaliseren van de zorgvraag. Toch ziet Wynand dat niet zo: “Wij doen wat nodig is voor het kind, dat is bepalend”. Lieke: “Je wilt zo snel mogelijk ergens zijn waar je mag blijven als het goed met je gaat, in plaats van dat je moet vertrekken als het goed met je gaat.”

Het expertiseteam bepaalt welke ondersteuning een kind ontvangt en daarmee ook welke van de drie aanbieders een kind als cliënt krijgt. Dat heeft ook een financiële impact, want de onderlinge afrekening in het consortium is grotendeels gebaseerd op P x Q. De afrekening gebeurt zowel per etmaal als per fte inzet van het expertiseteam. Aanvullend zijn er soms maatwerkafspraken. De afrekening levert geen spanning op in het expertiseteam. Alle professionals in het team zijn gefocust op wat nodig is voor een kind. Bovendien valt de overlap in ondersteuning tussen de drie YEPH-aanbieders mee. Lieke vult aan: “Al onze zorgmedewerkers willen het beste voor de cliënt, daar is geen dubbele agenda met belangen van een eigen organisatie. Deze mensen zijn zó gedreven om zo goed mogelijke zorg te leveren. Bovendien is er schaarste op de markt, dus is de grootste uitdaging om de cliënt zo snel mogelijk op een geschikte plek te krijgen.”

 Je wilt zo snel mogelijk ergens zijn waar je mag blijven als het goed met je gaat, in plaats van dat je moet vertrekken als het goed met je gaat.

Met de poten in de modder

Hoe veelbelovend de plannen ook klinken, inzicht in de resultaten vereist nog wat geduld. Lieke: “Het is echt nog te vroeg om over resultaten te spreken. We zijn 1 april gestart, maar door COVID-19 was dit vertraagd tot 1 juni.” Vooral het expertiseteam is nog volop hun werkwijze aan het optimaliseren. Lieke: “Het expertiseteam zit echt nog met hun poten in de modder. Ook hebben ze het momenteel erg druk door een ‘boeggolf’ van moeilijk te plaatsen kinderen. Wel zien we al dat ze daadwerkelijk worden gebeld voor consultatie.” Wynand: “Men begint het expertiseteam inderdaad langzaam te vinden. Ook lijken de uitkomsten tot nu toe redelijk in lijn te liggen met de scenario’s uit de business case, maar dat is een heel voorzichtige uitspraak. Tot nu toe zien we vooral een sterk expertiseteam dat steeds beter samenwerkt en elkaars expertise weet te benutten. Dat vraagt doorzettingsvermogen en voortdurende reflectie. Lieke’s rol is hierin essentieel.”

Hoewel de ‘harde’ resultaten nog even op zich laten wachten, zien Lieke en Wynand al mooie dingen verschijnen, zowel binnen als buiten Pluryn. Lieke: “Binnen Pluryn kunnen medewerkers steeds meer doen waar ze zo goed in zijn en waarom ze een carrière in de zorg hebben gekozen: het daadwerkelijk leveren van zorg. Maar dit blijft voortdurende aandacht vragen, om niet te verzanden in bureaucratie.” Buiten Pluryn betreffen de verbeteringen voornamelijk een overzichtelijk en hecht zorgveld. Lieke: “De samenwerkingen zijn goed, partijen komen dichter bij elkaar.” Wynand: “We hebben regelmatig overleg. De lijntjes zijn lekker kort, heel efficiënt en effectief.” Zo investeert YEPH onder andere in nauwere banden met onderwijs en Gecertificeerde Instellingen (GI’s). Hierdoor werd duidelijk dat de werkwijze van GI’s niet goed aansluit bij de werkwijze van de zorgaanbieders. Lieke: “Als je bekijkt hoe zij tot uithuisplaatsing komen en wanneer wij gaan meedenken, snap je dat dat elkaar frustreert – dat was totaal niet congruent. Dat is niet morgen opgelost, maar het feit dat wij nu werkprocessen naast elkaar leggen, vind ik echt winst.”

4. Terugblik: een tijdsintensief proces

Natuurlijk zijn er ook een aantal leerpunten. Lieke: “Dit proces was erg tijdsintensief. Het is goed dat het een langdurig contract is, anders kost de aanbesteding echt te veel tijd voor de aanbieders en de gemeenten.” Wynand beaamt dit: “Voor ons en de gemeenten heeft de aanbesteding buitenproportioneel veel tijd gekost. Hopelijk kan het resultaat ook als voorbeeld dienen voor de rest van Nederland.”

Een tweede nuance betreft de taakgericht financiering, die vaak een positievere associatie heeft dan het P x Q model. Taakgerichte financiering kan zeker een goed model zijn, maar taakgericht alleen is niet de oplossing. Een gedeelde visie tussen Yeph en U16, met een goed doorgerekende businesscase versterkt partnerschap en maakt duidelijk wat ze over en weer van elkaar mogen verwachten. De businesscase is doorgerekend op basis van een P x Q berekening. Wynand: “P x Q is slechts – vanuit oogpunt van kostenanalyse - een normale manier om dingen door te rekenen, dat is niet meer dan professionele bedrijfsvoering. Zo kunnen wij vanuit de inhoud doen wat nodig is, zoals het leveren van passende zorg op maat. Ook kunnen we transparant laten zien wat hiervan de kosten zijn. We monitoren en rapporteren de voortgang van de businesscase ook op dezelfde manier, via P x Q.” Zo versterkt het P x Q model de taakgerichte financiering: best of both worlds.

Samengevat: succesfactoren

YEPH is in de aanbestedingsprocedure uitgegaan van zoveel mogelijk onderbouwing: het opstarten van een business case en het maken van ‘foto’s’ van de huidige situatie;

Door de integrale aanbesteding is er een intensieve samenwerking tussen partijen onderling (gemeenten, aanbieders én overige partijen zoals Gecertificeerde Instellingen);

Volledige transparantie tussen aanbieders onderling en tussen aanbieders en de gemeenten over kosten;

De opzet van de aanbesteding, waarbij ook consulterend werk (in plaats van verzorgend werk) vergoed kon worden, maakt het expertiseteam mogelijk.

Slagen maken

Ondanks dat YEPH en de U16 nog midden in de implementatie staan, lijken de resultaten dus veelbelovend. Wynand: “Het speelveld is overzichtelijker geworden, dat is zowel voor ons als voor de U16 een enorm pluspunt. Op korte termijn leidt dat effectiever overleg en meer samenwerking en snelheid. Op langere termijn streven we naar nog betere zorg voor onze cliënten.” Lieke: “Het feit dat we nu gebundeld zijn in één construct, maakt het veel makkelijker om door te pakken en af te stemmen. Nu kunnen we écht slagen maken.”

* De 16 gemeenten: Bunnik, De Bilt, De Ronde Venen, Houten, IJsselstein, Lopik, Montfoort, Nieuwegein, Oudewater, Stichtse Vecht, Utrecht, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden, Wijk bij Duurstede, Woerden, Zeist.