Praktijkverhaal Brunssum: hoe lokale inkoop aansluit bij een lokale aanpak

In 2016 besloot de gemeente Brunssum om de ambulante jeugdhulp vanaf 2017 niet meer via centrumgemeente Maastricht, maar zelf in te gaan kopen. Het grote aantal aanbieders maakte het voor de gemeente lastig om afspraken te maken en samen te werken. Daarnaast wilde Brunssum de toegang van de zorg bij de gemeente beleggen en van begin tot eind betrokken zijn in de trajecten. Lees in dit praktijkverhaal hoe de gemeente het aantal aanbieders van ruim 200 naar 23 gecontracteerde aanbieders terug wist te brengen, partnerschap stimuleerde en een integrale en laagdrempelige toegang waarborgde.

Aan tafel zitten wethouder Servie L’Espoir, met (onder andere) het sociaal domein in zijn portefeuille, Sanne Eggen, procescoördinator team Jeugd en Lyanne Meisters, beleidsadviseur Jeugd. Een goede delegatie blijkt al snel, gezien de inkoop van jeugdhulp zowel een politieke als inhoudelijke kant kent. Eggen, Meisters en L’Espoir zijn allen werkzaam bij de gemeente Brunssum, een gemeente van circa 27.500 inwoners in het zuidelijke Limburg. Samen vertellen zij hoe zij de inkoop van ambulante jeugdhulp aanpakten en de aanbesteding en zorg met een ‘Brunssums sausje’ inrichtten. In dit artikel nemen zij ons mee terug naar de aanbesteding van 2017, waarbij ze zowel vertellen over de aanbestedingsfase als de uitvoeringsfase. Bovendien geven ze alvast een inkijkje in de daar op volgende aanbesteding van 2021, waar Brunssum ten tijde van het interview mee bezig is. (Inmiddels is deze aanbesteding afgerond en zijn de contracten per 1 januari 2021 in gegaan)

De aanleiding van de aanbesteding

Meer grip en meer ‘Brunssums’
In 2015 werden gemeenten en zorgregio’s verantwoordelijk voor de uitvoer en inkoop van jeugdhulp. Wethouder l’Espoir vertelt dat de gemeente zowel vanuit inhoudelijke als politieke redenen al snel op zoek ging naar een andere aanpak. De decentralisatie werkte marktwerking flink in de hand, waardoor er een wildgroei aan aanbieders ontstond. Brunssum merkte dat zij dit anders aan wilde pakken, waardoor voor 2017 besloten werd om de ambulante jeugdhulp zelf, en niet langer regionaal, in te gaan kopen. “Politiek gezien”, vertelt de wethouder, “wilden we met deze aanbesteding zowel binnen de Wmo als de jeugdhulp meer grip op de zaak krijgen.”

Tevens benoemen de drie dat een lokale aanpak niet hetzelfde is als een regionale aanpak. L’Espoir: “In 2015 werd de jeugdhulp gedecentraliseerd, met de gedachte dat de gemeente haar burgers het beste kent. Toch leek het er op dat we als gemeente juist weer in een regionaal keurslijf werden gedwongen. Dan lijkt men te vergeten dat de jeugdproblematiek in Brunssum heel anders is dan bijvoorbeeld in Valkenburg of Heerlen.”

Tegelijkertijd lag er een inhoudelijke reden ten grondslag aan de lokale aanpak voor ambulante jeugdhulp. “De zorg zit ingewikkelder in elkaar dan ‘uurtje-factuurtje’ en niet voor elk probleem bestaat een beschikking. Je wilt daarom de aanbieders ook oproepen tot samenwerken op de lange termijn en in de breedte” aldus l’Espoir. En dat gaat een stuk gemakkelijker wanneer je met een kleinere groep aanbieders aan tafel zit. Eggen knikt: “Het is onmogelijk om met 250 contractpartijen in goed partnerschap samen te werken, de lijnen zijn niet kort en er ontstaat verwijsgedrag.” Wethouder l’Espoir benadrukt dat deze situatie met een groot aantal aanbieders een verkeerde soort concurrentie uitlokte. “Het zorgt voor een ongezonde concurrentie. Concurrentie zou om de kwaliteit en om het kind moeten gaan, maar op dat moment leek de concurrentie zich vooral op prijs en overschot te richten.”

Daarnaast benoemt Eggen ook dat er soms zorg werd aangeboden die niet helemaal paste bij de manier van werken zoals ze die in Brunssum hadden opgebouwd. “Dat maakt dat we ook daardoor de keuze hebben gemaakt om met minder zorgaanbieders een contract aan te gaan, waarbij minder overigens niet betekent dat het aanbod heel beperkt werd en er geen keuzevrijheid voor ouders meer was.” Dit betekende dat de gemeente zich bewust ging richten op aanbieders die zich in de visie van Brunssum konden vinden, wat al voor een eerste ‘natuurlijke selectie’ zorgde.

De aanbesteding

De systematiek van Maastricht als vertrekpunt
Voor de inkoop van ambulante Jeugdhulp begon Brunssum in 2016 een Europese aanbesteding; een SAS-procedure waarbij eigenlijk alle aanbieders de mogelijkheid hadden om in te schrijven. Meisters: “De contracten zijn in januari 2017 ingegaan, in eerste instantie voor de duur van één jaar, met vier verlengingsmogelijkheden van elk een jaar. We konden in principe in totaal vijf jaar vooruit.”

Deze aanbesteding paste bij de ‘arrangementensystematiek van Maastricht’ die in Zuid-Limburg, en daarmee ook in Brunssum, gehanteerd werd. Dit model gaat uit van arrangementbekostiging. Hiermee krijgen aanbieders meer autonomie om (mee) te transformeren en wordt er niet langer per ‘losse’ verrichting, maar per arrangement betaald. Tegelijkertijd probeert Brunssum de systematiek af te stemmen op wat er in Brunssum speelt en vrije ruimte rondom arrangementen op te zoeken. “We doen nu bijvoorbeeld een intake van GGZ en begeleiding in één intake, waarbij deze aanbieders dat onderling kunnen verrekenen. Op die manier werken ze samen vanuit één arrangement.”

Kwaliteitseisen en visie
Om aanbieders te contracteren die bij de visie van Brunssum aansloten, was het belangrijk dat dit ook in de aanbesteding al duidelijk naar voren kwam. De gemeente koos er voor om in zes percelen1 in te kopen, waarbij per perceel kwaliteitseisen werden geformuleerd. Deze kwaliteitseisen waren afgeleid van de transformatiedoelen2 van de gemeente. Wethouder l’Espoir: “Die kwaliteitseisen hadden alles met Brunssum te maken; samenwerking met het voorliggend veld, met het Jeugdteam (van de gemeente) en de lange-termijn-gedachte.” Op deze manier kon de gemeente al aan de voorkant aanbieders filteren op hun visie, en vooral hoe deze bij de visie van Brunssum aansloot. “Het was een openbare aanbesteding, en de kwaliteitseisen maken dat je ook een goede aanbesteding hebt” aldus l’Espoir.

Los van de kwaliteitseisen per perceel stond partnerschap centraal in de aanbesteding. Brunssum vroeg de zorgaanbieders om de visie van de gemeente te vertalen naar hun eigen dienstverlening. Eggen: “Leg eens uit hoe jullie dat doen in Brunssum, in ons veld, met ons Jeugdteam en het voorliggende veld. Hoe zouden jullie dat in partnerschap met ons willen vormgeven?”

De gunning
Dat de gemeente de transformatiedoelen belangrijk vond, was ook te zien aan de beoordelingswijze van de aanbesteding. Per transformatiedoel werden punten toegekend, die door een beoordelingscommissie beoordeeld werden. Deze commissie was een afvaarding van het jeugdteam, beleid en het juridische team. Ook was er altijd een externe expert (met kennis en expertise in het jeugddomein) vertegenwoordigd, om de objectieve blik te waarborgen. Eggen: “Als je niet boven de 60 van de 100 punten scoorde, dan viel je sowieso af. Want wij vonden wel dat je op alle punten voldoende moet scoren, wil je mee dingen als partner.” Dit betekende overigens niet dat partijen die boven de 60 punten scoorden automatisch geselecteerd werden, van deze partijen werden slechtst de ‘beste’ geselecteerd. Hoewel dit een mooie manier is om de gemeentelijke visie een rol te geven in een aanbesteding, benadrukt l’Espoir dat deze manier van inkopen niet zijn voorkeur heeft. “Laat ik heel eerlijk zijn, het liefst zouden we gewoon afspraken maken met betrokkenen, maar door de marktwerking en aanbestedingswetgeving zijn we gedwongen tot dit soort ingewikkelde procedures.”

110%: ieder kind moet geholpen kunnen worden
Naast kwaliteit vond de gemeente ook kwantiteit belangrijk. L’Espoir: “We hebben ook naar aantallen gekeken, want we wilden een dekking van 110%. Je wilt wel zeker weten dat alle kinderen in een bepaald perceel de hulp krijgen die ze nodig hebben.” Hiervoor is gekeken naar het aantal cliënten in 2016 per perceel. De gegunde aanbieders dienden gezamenlijk een capaciteit van 110% te hebben ten opzichte van de aantallen in 2016. Dit betekende dat voor de gunning per aanbieder gekeken werd hoeveel cliënten deze kon bedienen. Eggen: “Op basis van deze aantallen werden dan, afhankelijk van het perceel, de beste drie of vijf of tien gegund.”

Helemaal vrij was het overigens niet, Brunssum hanteerde zowel een minimumgrens als een minimumaantal. “We hebben een minimumgrens opgesteld, om te voorkomen dat we aanbieders kregen die dan maar één of twee cliënten zouden krijgen (en konden bedienen).” Deze grens is uitgedrukt in een minimumaantal arrangementen per jaar en varieert per perceel tussen zes en vijftig arrangementen per jaar. “Maar ook weer een zo hoog mogelijk minimumaantal aanbieders, zodat ook de kleine partijen wel dezelfde kans zouden krijgen als de grote partijen. En dat maakt ook dat we in een hele mooie mix hebben kunnen maken van zowel grote als kleine partijen, die dan gezamenlijk die 110% kunnen dragen.” Lyanne Meisters knikt en vervolgt: “We hebben geen minimumaantal aanbieders van tevoren vastgelegd, dit hangt namelijk samen met de score. Je kan van tevoren wel vastleggen dat je bijvoorbeeld minimaal vijf aanbieders wilt, maar als van de tien inschrijvingen op een perceel slechts vier voldoende scoren, dan haal je dat minimumaantal niet.”

Vanuit de gemeente werd vooraf per aanbieder een bepaald aantal cliënten vastgesteld én toebedeeld, wat ook voor verwachtingen bij de aanbieders zorgde. Eggen vertelt dat dit echter niet tot problemen of valse verwachtingen leidde. “Het was ook geen harde toezegging dat een aanbieder een bepaald aantal cliënten zou krijgen. De vraag was: hoeveel kun je er bedienen? Zodat wij zeker weten dat we met die partijen samen alle cliënten en alle cliëntvragen zouden kunnen bedienen in Brunssum. En je kunt natuurlijk nooit hard van tevoren zeggen: je hebt recht op die 250 cliënten, want misschien komen er niets eens 250 cliënten.” Om die reden zijn er tweejaarlijks gesprekken tussen de gemeente en aanbieders, zodat ook aangegeven kan worden wanneer cliëntaantallen teruglopen. “Deze gesprekken zijn daarnaast ook op de inhoud gericht; hoe loopt de samenwerking? Wat vinden wij als jeugdteam, wat vinden jullie als zorgaanbieder? Hoe lopen de ervaringen tijdens het traject, maar ook in de toewijzingen daarnaartoe.”

Belasting aanbieders
De gemeente Brunssum ziet de aanbieders graag bezig met hun zorgwerkzaamheden, en wil deze daarom niet te veel belasten met administratief werk. Om die reden werd de aanbesteding ook zo ‘licht mogelijk’ ingericht, waarbij de aanbieders niet te veel belast werden met het aanbestedingstraject. Allereerst, vertelt Eggen, werden er geen boekwerken van aanbieders gevraagd. “Het waren ook geen 40 pagina's die aangeleverd hoefden te worden. Ik geloof dat we zes pagina's per zorgaanbieder hebben gevraagd. Dus dat helpt al denk ik, want er zijn veel aanbestedingen en er lopen veel trajecten. Dus je wilt de zorgaanbieders ook gewoon hun werk laten doen en niet alleen maar met aanbestedingen bezig laten zijn.” Om het voor aanbieders niet nog ingewikkelder te maken, heeft Brunssum qua financiering er bewust voor gekozen de systematiek van Maastricht te volgen. Ook dit droeg er aan bij dat de administratieve lasten niet te zwaar waren voor aanbieders.

Wat ook bijdraagt aan de ‘lastenverlaging’ voor aanbieders in het aanbestedingsproces is het werken met ‘1gezin-1plan-1regisseur’ in de uitvoerende fase (zie kader). Eggen: “Het 1 gezin plan is ook het enige plan wat aangeleverd hoeft te worden. Je hoeft bij ons tijdens de aanbestedingsfase geen plan van aanpak of welk ander plan dan ook in te dienen.” De drie onderstrepen ook dat een plan meer moet zijn dan ‘kruisjes invullen’, omdat een plan anders al snel haar inhoudelijke meerwaarde verliest. “Dan wordt het een ‘moetje’. Bij ons staat alle inhoud in dat plan, dat gebruiken alle zorgaanbieders. En ik hoef ook geen andere plannen te hebben dan alleen maar dat plan.”

Je wilt de zorgaanbieders ook gewoon hun werk laten doen en niet alleen maar met aanbestedingen bezig laten zijn

1gezin-1plan

Het 1gezin-1plan is een landelijk model (soms ook 1gezin-1plan-1regisseur genoemd) voor de jeugdhulp. Gemeente Brunssum heeft dit model omarmd en op haar eigen manier in gebed in de jeugdhulp. Eggen: “Het is een landelijk model. Het wordt ook genoemd in de Jeugdwet, alleen het wordt landelijk heel verschillend geïnterpreteerd. Op heel veel plekken wordt het ook niet gebruikt, omdat men de meerwaarde er niet van inziet. Maar dat is mijns inziens vaak omdat je het niet op de juiste manier inzet.” In de aanbestedingsfase vroeg de gemeente aanbieders het 1gezin-1plan te gebruiken als leidraad. Hiernaast was geen extra plan van aanpak nodig. Hierdoor werden aanbieders al in de aanbestedingsfase aangespoord om de aanpak inhoudelijk uit te werken.

1gezin-1plan werkt aan de hand van een aantal uitgangspunten. Binnen 1gezin1plan…

  1. Werken we systeemgericht en holistisch. De klant leeft (meestal) binnen een huishouden of een gezin. Het gehele systeem wordt meegenomen in het voeren van regie. Daarbij gaan we uit van de mens als geheel.

  2. Staat de klant(en) centraal en versterken we zelfregie, eigen kracht en zelfverantwoordelijkheid. We stellen de klant(en) centraal en stimuleren de klant(en) actief in het nemen van zelfregie.

  3. Versterken we het sociaal netwerk, samenredzaamheid en participatie. We versterken het sociaal netwerk door de leden van het netwerk met elkaar te verbinden en we vergroten de mogelijkheden waardoor een persoon deelneemt aan de samenleving.

  4. Bieden we ondersteuning binnen een samenhangend systeem. Volwassenproblematiek is ook altijd kindproblematiek, met of zonder kindsignalen. Datzelfde geldt ook voor zorgafhankelijke volwassenen en kwetsbare ouderen. We streven naar duurzame veiligheid binnen de ondersteuning die we bieden.

  5. Maken we samenhangende afspraken, ook over op- en afschalen. Als er zorgen bestaan over de veiligheid van kinderen of andere gezinsleden, kan zorg en ondersteuning wel vrijwillig, maar niet vrijblijvend zijn. We streven naar continuïteit binnen de afspraken die we maken.

  6. Bieden we samenhangende zorg. We hebben oog voor chronische problematiek bij kwetsbare huishoudens. Chroniciteit geeft blijvende veiligheidsrisico’s, ook als het acute probleem van een crisis bedwongen is. Kwetsbaarheid en chroniciteit betekent dat de intensiteit van de zorg van wisselende aard kan zijn. We streven naar duurzaamheid binnen de zorg die we bieden.

Lees meer over de toepassing van 1gezin-1plan in Zuid Limburg op www.jeugdhulpzuidlimburg.nl/een-gezin-een-plan/

Betrokkenheid in het traject

Van controlerend toekijken naar samenwerken in vertrouwen
Ook in de uitvoeringsfase probeert Brunssum de administratieve lasten voor de aanbieders te verlagen. Eggen vertelt: “Op het moment dat een traject toegekend wordt vanuit de gemeente, hebben we dat traject ook meteen betaald, als voorschot vanuit de gemeente. Dus voorafgaand aan het traject worden de aanbieders betaald.” Dit doet wel de vraag oprijzen of de gemeente dan nog voldoende in beeld heeft of een aanbieder goed werk levert. En, daarmee samenhangend, of er nog voldoende bijstuurmogelijkheden zijn. Eggen legt uit: “Er zijn wel richtlijnen per arrangement voor het aantal uren dat je in een casus besteed – en dat gaat over de zwaarte van de zorg, maar ook over de frequentie van zorg.” Daarnaast houden de jeugdconsulenten van het gemeentelijke jeugdteam, de zogenoemde ‘maatwerkers’, voortdurend een vinger aan de pols bij de aanbieders. “Onze maatwerkers blijven eigenlijk het gehele traject betrokken als procesregisseur. Vanuit hun helikopterview sluiten zij naargelang de casus dat vraagt aan bij evaluatiegesprekken met de aanbieder en de cliënt.” Hiermee zorgen ze dat de frequentie en inzet van de zorg geborgd blijft. Naast de maatwerkers spelen ook de ouders een belangrijke rol in de ‘monitoring’. De gemeente vraagt ook aan de ouders of alles volgens afspraak geleverd wordt. Er is echter geen sprake van een duidelijke ‘resultaatsverplichting’. Eggen: “Je stuurt natuurlijk wel op doelen, maar het is niet zo dat als aanbieders het resultaat niet halen dat ze niet of minder betaald krijgen. Je spreekt een arrangement en daarmee doelen af, en die volg je samen op.”

Volgens Eggen werkt deze manier van werken, omdat er een grote mate van eigenaarschap en verantwoordelijkheid bij de aanbieders wordt belegd. “Als je samen met de aanbieder goede doelen, écht goede doelen, stelt aan de voorkant, dan is het ‘hoe’ aan de aanbieder. Er zit veel in het vooraf stellen van goede doelen en het maken van duidelijke afspraken met elkaar. Hierdoor kunnen ouders aan de bel trekken als zij het gevoel hebben dat die afspraken niet nageleefd worden. En wij blijven als gemeente via de procesregie betrokken om ook die afspraken weer na te leven die in het 1gezin-1plan beschreven staan.” Maar, benoemen de drie, het is ook een stukje vertrouwen onderling. Binnen de jeugdhulp [in het algemeen] lijkt de nadruk op dit moment te liggen op controle. “En dat is logisch” verklaart Eggen, “want we zien natuurlijk de tekorten en de marktwerking enorm toenemen. Dus ja, dat vertrouwen wordt er niet beter op.” Het werken met een (behoorlijk) kleiner aantal contractpartners, maakt dat de gemeente meer zicht heeft op de kwaliteit van de zorg die geleverd wordt. Dit zorgt ervoor dat de drang tot controle langzaam vervaagt en de gemeente er niet meer zo dicht op hoeft te zitten. Meisters knikt: “Je kent de taal ook beter en de lijnen zijn een stuk korter.” Eggen lacht: “Het is niet dat we het volledig loslaten hoor, maar het is wel meer in vertrouwen samenwerken.”
               

Als je samen met de aanbieder goede doelen, écht goede doelen, stelt aan de voorkant, dan is het ‘hoe’ aan de aanbieder


Toegang bij de gemeente
Brunssum heeft, zoals al eerder genoemd, er heel bewust voor gekozen om trajecten van start tot eind te volgen. Eggen ziet hoe verschillende gemeenten hun rol in de Jeugdhulp verschillend aanpakken. Waar sommige gemeenten zeer actief betrokken zijn in de uitvoering, zijn er ook gemeenten die na de afgifte van de beschikking uit beeld treden. “Wanneer er dan iets nieuws nodig is of iets verandert, dan komt er weer een nieuwe consulent in het gezin. Dat willen we hier voorkomen, dus wij blijven het traject volgen, en dat wordt ook telkens door dezelfde consulent gedaan.”

Om dit te bewerkstelligen heeft Brunssum de toegang voor de jeugdzorg dan ook doelbewust bij de gemeente belegd. Om te voorkomen dat de gemeente als ‘beschikkingskantoor’ fungeert, moeten de medewerkers aan de voorkant over voldoende kennis en kunde beschikken. L’Espoir: “Je moet uitgaan van je eigen kwaliteiten als gemeente en zorgen voor een team met veel mandaat.” Eggen knikt: “We geloven heel erg in specialismen aan de voorkant. We werken ook integraal, dus inmiddels hebben we ook een integrale toegang, samen met de Wmo en met de sociale dienst. Zodat we meteen vanuit drie geledingen een vraag kunnen oppakken, mocht dat nodig zijn.” Dit voorkomt ook dat cliënten niet keer op keer hetzelfde verhaal op verschillende plekken moeten vertellen, waarbij het ‘kastje-naar-de-muur-idee’ omzeild wordt. Het gezamenlijke voorportaal bood hiervoor de oplossing. “Wat wel belangrijk is” vertelt Eggen, “is natuurlijk dat je iemand spreekt die ook daadwerkelijk weet waar het over gaat. Diegene kan dan meteen een inhoudelijk gesprek voeren en meteen goed reageren. Moet dit snel opgepakt worden, of kan dit nog even wachten? Is dit een vraag voor het voorliggend veld? Is er al contact geweest met een huisarts?” De medewerkers in het voorportaal zijn ook degenen die de aangeleverde plannen van aanbieders, 1gezin-1plan, lezen. Wanneer zij uit dit plan niet halen wat aansluit bij de hulpvraag, gaan ze het gesprek aan met de aanbieder. “Inhoud en arrangement moeten natuurlijk wel met elkaar matchen” aldus Eggen.

De aanmeldingen komen binnen bij het voorportaal, waar bekeken wordt door welke partij de hulpvraag wordt opgepakt. Vervolgens wordt de casus toegewezen aan een maatwerker (jeugdconsulent) die hiermee aan de slag gaat. De gemeente heeft het ‘nabijheidsprincipe’ omarmd: de zorg wordt zo dicht mogelijk bij de cliënt ingericht en elke jeugdconsulent is gekoppeld aan een bepaald gebied. L’Espoir vertelt met een lach: “Brunssum is arrogant genoeg om te zeggen dat wij onze eigen pappenheimers kennen, wij kennen onze postcodes. We weten waar de problemen zitten.” Eggen knikt: “We hebben Brunssum opgedeeld in wijken en aan elke wijk is een jeugdconsulent gekoppeld, en aan de daar binnen vallende scholen, huisartsen, peuteropvang en bso. Hierdoor zijn de lijnen heel kort en wordt de zorg laagdrempelig.”

Keuzevrijheid?
Voor de aanbesteding van 2017 heeft Brunssum bewust voor niet exclusieve contracten gekozen, waardoor de gemeente niet verplicht was bij een gecontracteerde partij in te kopen. Eggen: “Dit betekende dat in ieder geval het gros van de cliënten bij de gecontracteerde partijen zat.” “Maar” voegt ze daaraantoe, “we hadden altijd nog een ‘escape’ om bij niet gecontracteerde partijen zorg in te kopen, ook gewoon middels een zorg-arrangement.” De keuzevrijheid was daardoor relatief hoog. Wanneer ouders per sé bij een bepaalde aanbieder terecht wilden, dan werd dat geregeld. Per brief sloot de gemeente ‘mini contractjes’ waarmee ze een arrangement aan ging. Hoewel deze ruime keuzevrijheid voor de cliënt erg prettig was, werd het voor de gemeente steeds onoverzichtelijker. Eggen licht toe: “Dat heeft er wel toe geleid dat wij op een gegeven moment ook zagen dat het aantal niet gecontracteerde aanbieders weer groeide en dat het voor ons heel moeilijk werd om te sturen op al die gecontracteerde partijen.”

Zoals hierboven beschreven, bekijkt het voorportaal welke aanbieder het beste aansluit bij de hulpvraag van de cliënt. Dit betekent echter niet dat er geen keuzevrijheid voor de cliënt is. “We maken deze keuze in samenspraak met de ouders. Als er keuze is, en die is er vaak wel, dan leggen we de verschillende keuzes voor. Het komt natuurlijk ook voor dat ouders al een bepaald idee over of een bepaalde voorkeur voor een aanbieder hebben.” Het komt zelfs voor dat de vraag, en daarmee de voorkeur, voor een bepaalde aanbieder de hulpvraag overschaduwt. Soms hebben ouders goede verhalen over een aanbieder gehoord en zien ze graag dat hun kind daar ook geholpen wordt. Eggen: “Ons onderzoek richt zich vooral op de vraag of het kind recht heeft op jeugdhulp en vervolgens kijken we welke aanbieder passend is.” De betrokkenheid van de gemeente is in deze beginfase al duidelijk zichtbaar. “We gaan altijd mee op intake, we sturen nooit ouders alleen naar een intake om het achteraf te horen. We zitten daar als gemeente gewoon bij, wat niet betekent dat wij de keuze maken. De keuzevrijheid ligt vaak bij de ouders.”

Een tipje van de sluier: de aanbesteding voor 2021

Verlengen of verlangen?
In januari 2017 zijn de contracten in gegaan met, inclusief alle verlengingsmogelijkheden, een mogelijke loopduur van vijf jaar. Toch heeft Brunssum er voor gekozen om niet alle verlengingsopties te gebruiken. Inmiddels zijn is de aanbesteding voor 2021 afgerond en zijn de contracten per 1 januari 2021 in gegaan. Meisters licht toe: “Ik denk dat iedereen ook wel voelde dat we op een punt kwamen om weer opnieuw met elkaar te kijken waar we stonden en gezamenlijk vooruit te kijken.” Eggen vult aan: “We wilden ook nieuwe partijen de kans geven om ook deel te nemen aan deze nieuwe aanbesteding, want we misten ook wel een paar segmenten in het aanbod.” De nieuwe aanbesteding bouwt voort op de eerdere aanbesteding, met iets andere contouren en iets duidelijkere kaders.

Daarnaast sluit de timing van de nieuwe aanbesteding ook beter aan bij andere aanbestedingen die regionaal lopen. Ook hier speelt weer het zo veel mogelijk ontlasten van aanbieders een rol. Eggen: “We proberen enigszins synchroon te lopen met contracten die regionaal lopen, zodat dat niet nog een keer voor een last voor de aanbieders zorgt.” Meisters legt uit: “De ambulante jeugdhulp die regionaal wordt ingekocht door centrumgemeente Maastricht loopt tot 2023. We houden daar met onze eigen aanbesteding wel rekening mee, zodat dat op elkaar aansluit.” Eggen knikt: “We hebben nu een contract van twee jaar, dus dat wil zeggen dat we over twee jaar gelijk zitten met die regionale aanbesteding Maastricht.”

Nieuwe aanbesteding, nieuwe wensen
Met de nieuwe aanbesteding wil de gemeente de komende twee jaar een aantal langer bestaande wensen uitvoeren. Zo is een wens van Brunssum om te gaan werken met groeps- en familiearrangementen. L’Espoir legt uit: “Die groepsarrangementen zijn heel simpel, dan kijk je met name naar jongeren. Die groeien niet alleen op, die hebben ook vriendjes en die ‘etteren’ net zo hard mee. Je hebt de ouders, de straat, één postcode en die kan je ook bij elkaar zetten. Om samen aan tafel te zitten en te praten over de hulpverlening.” Kort gezegd: voor sommige casuïstiek is de problematiek niet opgelost bij hulpverlening aan één individu, als de omgeving, de groep, niet mee verandert.

Een andere wens is het familie-arrangement. “Dat heeft niet alleen een financiële prikkel” legt l’Espoir uit, “maar ook een inhoudelijke prikkel. Het heeft geen zin twee verschillende arrangementen op twee kinderen van één gezin te hebben. En een moeder is niet alleen een moeder, maar ook een opvoedster. Naar die relatie moet je ook kijken.” Eggen beaamt dit: “Vooral die combi, dus het combineren van hulp van zowel de ouders, wellicht vanuit de Wmo, als de jeugd, waar dan weer aparte hulpverleners voor zijn. Die twee willen we veel meer koppelen en kijken of één hulpverlener vanuit één gezinsarrangement al die hulp kan bieden. Wat natuurlijk uiteindelijk veel effectiever is.”

Van niet-exclusief naar exclusief
De grootste praktische verandering is dat de gemeente van niet-exclusiviteit naar exclusiviteit gaat. Waar de gemeente eerder buiten de raamovereenkomsten om met verschillende aanbieders samenwerkte, wil Brunssum nu uitsluitend gebruik gaan maken van gecontracteerde aanbieders. Eggen: “Dat betekent dat we nu ook echt ál het aanbod in huis zullen moeten hebben.” Hoewel dat spannend klinkt, heeft de gemeente deze keuze heel bewust gemaakt. “Omdat dat stukje niet-exclusiviteit er in zat, had je geen kaders om bepaalde partijen voorrang te geven.” Om alle zorg te kunnen bieden, heeft Brunssum een perceel1 toegevoegd ten opzichte van de aanbesteding voor 2017. Dit heeft na afronding van de aanbesteding geresulteerd in 30 contracten met 21 contractpartijen (waar voorheen met 25 contracten werd gewerkt).

Ervaring zegt meer dan duizend woorden
Waar in de eerste aanbesteding de kwaliteit van de inschrijvende partijen ingeschat moest worden aan de hand van historische gegevens en presentaties van aanbieders, kunnen in de aanbesteding voor 2021 ervaringsgegevens gebruikt worden. L’Espoir: “Dat is het mooie. Deze aanbesteding volgde natuurlijk op de eerste. We kunnen nu voortbouwen op onze ervaringen uit de eerste aanbesteding (van 2017), die inmiddels al in werking is. Het is daardoor nu veel makkelijker te toetsen of datgene wat gezegd en geschreven wordt overeenkomt met datgene wat we in de praktijk zien.”

Die zogenoemde ‘ervaringsgegevens’ werden expliciet toegepast als gunningscriterium4 en zijn drieledig van aard. Allereerst gaat het letterlijk om ervaringen met zorgaanbieders. Eggen: “In de beoordelingscommissie zitten natuurlijk ook mensen met ervaring met de zorgaanbieders. Het blijft natuurlijk beoordelen vanaf papier, want anders wordt het een heel subjectieve beoordeling. Maar je weet wel dat als een contractpartner een stuk schrijft en je herkent je niet in dat stuk, na vier jaar samenwerken, dat je dan daar wel met elkaar over in gesprek gaat.” Daarnaast zijn ook de prestaties van de afgelopen jaren een bron voor deze ervaringsgegevens, vanuit bekende cijfers, onderzoeken en evaluaties. Ten slotte zegt ervaring inmiddels ook meer dan een strak verhaal in de aanbestedingsfase. “Het is nu niet meer zo dat degene die de slimste adviseur in dienst heeft en wie de mooiste papieren maakt, automatisch de hoogste punten haalt. De praktijk is nu natuurlijk ook leidend.”
 

Het is nu veel makkelijker te toetsen of datgene wat gezegd en geschreven wordt overeenkomt met datgene wat we in de praktijk zien


Is er al sprake van succes?
Hoewel de aanbesteding pas net gegund is, kan er volgens l’Espoir al van een succesvolle aanbesteding worden gesproken. Allereerst zijn er voldoende inschrijvingen, meer zelfs dan bij de aanbesteding voor 2017. L’Espoir: “Meer mensen vinden het interessant om op deze manier te werken, en de marktwerking gaat door en door. Op dit moment kan bij wijze van spreken voor elk ‘deelprobleem’ een aparte instelling worden ingericht.” “Daarnaast”, vervolgt de wethouder, “heeft ons jeugdteam al laten weten dat ze met deze aanbieders ook het partnerschap aan willen gaan en samen vooruit kunnen.”        

Terug kijken en vooruit kijken

Succesfactoren
De aanbesteding voor 2017 lijkt goed te zijn verlopen en ook in de uitvoerende fase lijkt het zijn vruchten af te werpen. Wat waren hier de succesfactoren?
Allereerst noemen de drie allen partnerschap, het echte samenwerken met de aanbieders. “We hebben echt samen gekeken naar de mogelijkheden, naar nieuwe ontwikkelingen.” Dat laatste kan ook als succesfactor worden aangemerkt. “We staan open voor heel veel ideeën, en dat is ook wel een kracht. Wij vinden dat als je als aanbieder een idee hebt, dat dat ook ergens moet kunnen landen.” Vervolgens, benoemt Eggen, moeten daar afspraken over worden gemaakt, zodat er met elkaar ‘geprobeerd’ en ‘geëxperimenteerd’ kan worden. Op de inhoud noemen de drie samenwerking en vertrouwen. Het 1gezin1plan heeft hiermee ook aan het succes bijgedragen, door het gezamenlijk formuleren van het ‘wat’ (de doelen) en de vrijheid voor de aanbieder in het ‘hoe’. Ook de samenwerking tussen de toegang en de aanbieders was bepalend voor het succes. En, benoemt Eggen, doordat de gemeente de administratieve lasten voor de aanbieders kon verlagen, zowel tijdens de aanbesteding als tijdens de uitvoering, was er ook meer ruimte voor de inhoud.”

En nu?
De aanbesteding voor 2017 is inmiddels goed uitgepakt, en met de aanbesteding voor 2021 heeft de gemeente weer een aantal zaken verbeterd. Maar, benadrukken de drie, klaar zijn ze zeker nog niet. L’Espoir: “We hebben nu voor twee jaar (tot 2023) rust in de tent en dat betekent dat we twee jaar weer ruimte hebben om te vergelijken hoe anderen het doen en hoe wij het kunnen verbeteren.”

1 -  LVB, GGZ, Jeugd en opvoedhulp, Dyslexiehulp, Ouderschapsreorganisatie (rond scheidingen) en MST/ MDFT
2 - 1. Vroegsignalering en preventie; 2. Eigen kracht en uitgaan van eigen verantwoordelijkheid en mogelijkheden; 3. Demedicaliseren, ontzorgen en normaliseren; 4. Eerder de juiste hulp op maat en nabijheid van hulp
3 - Perceel ‘1001 kritieke dagen’: Dit perceel handelt over de ondersteuning aan ouders en baby’s in de vroegste stadia van de ontwikkeling van een kind, in de eerste 1001 dagen van een kind (van conceptie tot 2 jaar).
4 - Voor elk perceel was onder andere een gunningscriterium ‘Kwaliteit’ waarbij het volgende werd gevraagd: Op welke wijze borgt u de kwaliteit van de interventies qua resultaat en klanttevredenheid. Wat zijn de meest recente ervaringsgegevens hierover?