Blog: Contracteren via dialoog in regio Noordoost-Brabant

Papier is geduldig en het geschreven woord in de regel multi-interpretabel. Dat gaf ons weinig vertrouwen in een klassieke aanbesteding voor zware jeugdhulp waar we in de regio Noordoost Brabant eind 2019 voor stonden. We wilden een proces waarmee we onze ervaringen van de afgelopen zes jaar een plek konden geven. We zochten antwoord op de vraag hoe we alle ervaringen, vraagstukken, dilemma’s, risico’s en verwonderpunten op een effectieve en zakelijke manier konden tackelen in de nieuwe contracten. En we wilden geen meerjarige contracten afsluiten op basis van (slechts) geschreven inschrijvingen.

Pilot SAS zonder emvi procedure

De Jeugdwet zelf stond bovenstaande wens nog in de weg. Daarin zijn de vereisten aan inkoop op dit moment immers nog strak geformuleerd. Een oplossing vonden we door mee te doen aan de pilots van het ministerie van VWS om aan te besteden zonder offertes en gunningsmethodieken. Dit bood ons de ruimte om tot gunning te komen door middel van dialogen met geselecteerde aanbieders. Klassieke gunning op basis van offertes lieten we daarmee achterwege.

De basis voor de aanbestedingsprocedure vormen een regionaal beleidsplan en een regionale inkoopstrategie c.q. -opdracht. Er is een productenboek met bijbehorende tarievenlijst. Deze documenten zijn het kader voor het inkoopdocument. Hierin zijn de verschillende producten onderverdeeld in 7 percelen. Aanbieders kunnen zich inschrijven op een van deze percelen en/of de daarin opgenomen producten. (red. deze documenten komen beschikbaar in de binnenkort te publiceren Handreiking SAS zonder emvi)

De voorbereiding

Het doel en de te behalen resultaten van de dialoog hebben we vooraf scherp bepaald. De gesprekken met aanbieders moesten leiden tot een contract per aanbieder met daarin heldere afspraken over condities en voorwaarden. Concreet resultaat hierbij was het benoemen van mogelijke risico’s en het verzinnen van beheersmaatregelen hierop. Deze beheersmaatregelen landen vervolgens in het contract, op de regionale beleidsagenda of in concrete uitvoeringsmaatregelen.

Voorafgaand aan de sessies hebben we aanbieders gevraagd per perceel nadere informatie te geven over de producten die ze leveren. Ook moesten ze aangeven welke risico’s zij binnen het betreffende perceel zien. Dit gaf al een goed beeld van de bespreekpunten per perceel.

Daarnaast hebben we met een “Onderhandelingsleidraad” de verwachtingen van alle deelnemers gemanaged. Hiermee zijn kaders gegeven en is het onderhandelingsteam stevig in positie gebracht. Zo zijn er in de leidraad een aantal zaken duidelijk gemaakt:

  • Iedere aanbieder heeft één formeel gemachtigde spreker per dialoogsessie;
  • Van elke sessie wordt een bindend verslag (inclusief besluitenlijst) gemaakt. Deze is daarna niet meer onderhandelbaar;
  • Iedereen weet dat als een aanbieder niet instemt met een uitkomst van de dialoog, er geen deal wordt gesloten met deze aanbieder. Er wordt dan dus niet gegund.

De feitelijke dialoog

We zijn gestart met een algemene kick-off met meer dan 30 aanbieders in een online vergadering. Een uitdaging, maar het was goed te doen. In deze kick-off hebben we alle algemene (niet perceel- gebonden) zaken besproken aan de hand van de conceptovereenkomst. Met uitzondering van enkele perceel-specifieke voorwaarden is de overeenkomst aan het eind van de sessie vastgesteld.

Na deze startbijeenkomst heeft er per perceel een dialoogsessie plaatsgevonden. Ieder perceel kent immers z’n eigen specifieke uitdagingen en vraagstukken. Alle aanbieders die op hetzelfde perceel hadden ingeschreven, zaten met elkaar en ons onderhandelteam om tafel. Er is bewust gekozen voor het houden van een dialoog in groepsverband. Op deze manier kunnen partijen elkaar scherp houden en kom je inhoudelijk tot de kern. Aan de hand van risico’s hebben we besproken wat er kan gebeuren, wie daar invloed op kan uitoefenen, hoe we zelf e.e.a. kunnen beïnvloeden en welk effect dat zou kunnen hebben. Aan de hand daarvan bepaalden we of we dit in de overeenkomst of in de uitvoeringsafspraken vastlegden. Enkele punten hebben we op de regionale beleidsagenda gezet. Zo zijn gecontracteerde aanbieders mede-eigenaar van de regionale beleidsontwikkeling.

Belangrijkste bevindingen

Hoewel we nog niet tot feitelijke contractering zijn overgegaan, kunnen we nu al concluderen dat deze manier van aanbesteden ons heeft gebracht wat we vooraf hadden gehoopt:

  • De basis voor samenwerking tussen aanbieders is gelegd en of verstevigd;
  • We (en aanbieders zelf) hebben meer zicht op producten, werkwijze en gedachtengoed van aanbieders;
  • We hebben mét aanbieders beheersmaatregelen vastgesteld als antwoord op mogelijke risico’s, die zich gedurende de contractperiode voor kunnen doen;
  • Gevoelige beheersmaatregelen, zoals winstmaximalisatie en garantiestelling voor verblijfsaanbieders, zijn transparant besproken en afgehecht;
  • Deze dialoogfase betekent een prachtige start voor een constructieve overlegstructuur tussen de regio en aanbieders voor de komende contractperiode.

Aanbevelingen

Gedurende en na deze arbeidsintensieve rit hebben we veel complimenten gekregen van aanbieders. Ze spreken over een stevige basis voor de komende contractperiode. Het vertrouwen tussen partijen is gegroeid en er is meer begrip voor elkaars positie en belangen. Er is een aantal factoren die heeft bijgedragen aan dit succes:

  • Inkopen doe je samen: het is geen inkopersfeestje maar een multidisciplinaire samenwerking tussen beleid, inkoop, uitvoering, financiën; in gezamenlijkheid bepaal je de meest passende koers. Concessies doe je weloverwogen en vanuit de brede context.
  • Goede voorbereiding is het halve werk: we hebben iedereen getraind in het voeren van onderhandelingsgesprekken. Vervolgens hebben we ook inhoudelijk de gesprekken goed voorbereid: Wat willen we bereiken? Wie hebben we “tegenover” ons zitten?
  • Luister echt en sluit compromissen: een dialoog voer je niet om je zin te krijgen. Het instrument is waardevol als je bereid bent echt te luisteren naar de input van de aanbieders. Schroom niet om door te vragen en zorg vooral dat het echt concreet wordt. Geef ook beleidsmatig aan waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt, zodat aanbieders begrijpen hoe iets is ontstaan. Vaak heb je elkaar daarmee al gevonden. En waar nodig maak je aanvullende afspraken.
  • Je krijgt wat je geeft: onze ervaring is dat wanneer je open en met vertrouwen de gesprekken in gaat, je dit ook terug krijgt van de aanbieders. Een open en eerlijke dialoog is belangrijk voor de toekomst. Zeker nu we voor 4 tot 6 jaar overeenkomsten gaan sluiten is het belangrijk deze start gezamenlijk te maken.
  • Beslis en communiceer scherp en helder: hoe gelijkwaardig je een dialoog ook insteekt, realiseer je altijd dat je als gemeente de opdrachtgever bent; daarmee bepaal jij het uiteindelijke ‘wat’ en ‘hoe’. Wees daarom ook tijdens de dialoog helder over besluiten die je neemt en communiceer deze, zodat aanbieders weten dat iets een feit is.

De komende maand vertalen we een aantal uitkomsten naar concrete contractuele bepalingen. Begin juli worden de contracten ondertekend. Andere bespreekpunten uit de dialoogsessies, bijvoorbeeld de mogelijk langdurige effecten van de coronacrisis, de effecten van de ingezette transformatie op de doorontwikkeling van gezinshuizen en pleegzorg, de verbinding met het onderwijs of uitdagingen in personeelsvoorziening, nemen we mee naar de regionale beleidsagenda. Een mooi neveneffect van de dialoog: in gezamenlijkheid een prioriteitenlijst voor de komende jaren.

Tot slot

Het was hard werken en af en toe behoorlijk complex. Maar bovenal was het ontzettend leuk en leerzaam om te doen. De sessies hebben voor alle partijen een berg aan informatie opgeleverd en een goede en constructieve basis gelegd voor de komende samenwerking.

Deze blog is geschreven door Emma Nikkelen & Bas Hulskotte. Zij werken als respectievelijk projectleider en manager bij de regionale inkooporganisatie van de regio Noordoost-Brabant.

Achtergrondinformatie Handreiking SAS zonder emvi procedure

De Jeugdwet en Wmo 2015 worden gewijzigd om aanbesteden in het sociaal domein makkelijker te maken door het laten vervallen van de emvi-verplichting (verplichting aanbieders te selecteren op basis van het criterium: economisch meest voordelige inschrijving). Dit maakt het mogelijk aan te besteden zonder offertes en gunningsmethodieken. Om te laten zien hoe dit in de praktijk werkt en tegelijkertijd op zoek te gaan naar de beste manieren om ruimte in de bestaande aanbestedings-regelgeving te benutten, worden pilots uitgevoerd. De regio Noordoost-Brabant is één van de regio’s waar een pilot loopt.

De resultaten uit deze pilots worden verwerkt in een Handreiking SAS zonder emvi procedure. Deze handreiking is naar verwachting in augustus / september van dit jaar beschikbaar. Houd hiervoor deze website in de gaten of meldt u aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.

Meer informatie over de inhoud van deze handreiking, vindt u hier.