Aanbieders digitaal geïnformeerd over aanbesteding

Aanbesteden is een proces met meerdere stappen. Om aanbieders in het sociaal domein efficiënt te informeren over de stappen en spelregels in dit proces heeft het programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein samen met Aanbestedingskalender korte e-learning modules voor aanbieders ontwikkeld. Het programma biedt gemeenten/regio’s handvatten aan om deze e-learning modules toe te snijden op aanbestedingen die zij in gang zetten met behulp van een webinar. Op deze wijze worden aanbieders optimaal geïnformeerd over de aanbesteding en mogelijkheden om hun stem te laten horen en om in te schrijven. Zo kan de gemeente/regio de communicatie met de aanbieders verder optimaliseren en stelt zij aanbieders in staat om kwalitatief goede inschrijvingen te doen.

Waarom een webinar?

Een webinar is een laagdrempelige en efficiënte manier om veel informatie op te doen en te delen, waarbij de onderwerpen uit de online lesmodules worden toegespitst op de aanbesteding van een gemeente of regio. Door de koppeling tussen het geven van algemene informatie over aanbesteden in het sociaal domein en het behandelen van de specifieke aanbesteding van een gemeente / regio, weten aanbieders wat er in de aanbesteding van hen verwacht wordt en wat zij kunnen verwachten van de gemeente/regio.

Het eerste webinar vond plaats voor Bizob. De tweede webinar voor Serviceorganisatie Jeugd Zuid Holland Zuid. Voor gemeenten en regio’s is een handreiking ontwikkeld met handvatten over het integreren van een webinar in combinatie met de e-learning modules voor aanbieders bij een aanbesteding.

Goed bezochte webinar Serviceorganisatie Jeugd Zuid Holland Zuid

Het tweede webinar was op 31 mei jl. in de regio Zuid Holland Zuid. Het webinar werd door Serviceorganisatie Jeugd Zuid Holland Zuid georganiseerd in samenwerking met het programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein en Aanbestedingskalender. De Serviceorganisatie Jeugd Zuid Holland Zuid is een kleine regieorganisatie en draagt namens 10 gemeenten* zorg voor het inkopen en contracteren van de regionale zorgmarkt, budgetbeheersing, informatievoorziening en accountmanagement. De Serviceorganisatie is daarmee de spin in het web in een complexe omgeving met 10 gemeenten, Stichting Jeugdteams en sociale wijkteams en ca. 135 jeugdhulpaanbieders.

Meer dan 130 aanbieders uit de regio volgden het webinar. Serviceorganisatie Jeugd Zuid Holland Zuid gaf de deelnemers uitleg over hun manier van aanbesteden, waarbij zowel de fasering van het proces als de inhoud uitgelegd werden. Ook werd de missie: “Kinderen groeien thuis gezond, veilig, kansrijk op in een inclusieve samenleving” en het motto: “Eerder kijken, beter zien, effectief handelen” toegelicht. Daarnaast werden zeven segmenten van zorg die ingekocht worden, besproken. Dit betrof hoog specialistische zorg tot en met jeugdhulp op school. Ook kregen de aanwezigen meer informatie over de vereenvoudigde SAS procedure die Serviceorganisatie Jeugd Zuid Holland Zuid, naast Innovatieve dialooggerichte inkoop,inzet voor een deel van het inkoopproces, waarbij de aanbieders inhoudelijk werden voorbereid op het volgen en indienen van een SAS procedure.

Kortom, de aanbieders werden geïnformeerd over de bestuurlijke uitgangspunten en hoe deze doorgevoerd zijn in de inkoopstrategie. Daarna werd het inkoopproces, van selectie tot contracteren, besproken en de implementatie van de contracten. Ook de opbouw van tarieven kwam aan bod, zodat aanbieders daar ook meer inzicht in hebben.

Het webinar werd afgesloten met het beantwoorden van vragen die werden gesteld. De opname van het webinar evenals de vragen en antwoorden worden door Serviceorganisatie Zuid Holland Zuid ter beschikking gesteld, zodat iedereen het nog een keer kan bekijken.

Aanbieders gaven na het webinar aan dat zij de volgende punten hebben geleerd:

Het is fijn als je als kleine aanbieder niet alles zelf hoeft uit te zoeken. De informatie wordt op een bordje aangeleverd. Heerlijk!

Het is wel prettig dat de informatie is herhaald. De vorige aanbesteding is alweer enige jaren geleden.

“Het algemene deel was fijn, voor mensen die nieuw zijn in de aanbestedingen. Ik hoorde veel herhaling wat voor mij fijn was.” 

΅Goed dat er naast de gemeente ook een externe (onafhankelijke) partij aan het woord komt.”

Voor herhaling vatbaar

Het webinar werd goed beoordeeld en veel aanbieders gaven aan, dat ze het fijn vonden om op deze makkelijk te volgen manier, alle informatie te krijgen van de regio voor het inschrijven op de aanbesteding. Ook de koppeling met inhoudelijke kennis over de aanbestedingsprocedure door een onafhankelijke partij werd gewaardeerd. Daarnaast kreeg de regio duidelijke feedback op de door hen gevolgde procedure en het proces, zodat zij de aanbesteding nog beter, duidelijker en efficiënter kan voorbereiden.

Ook interesse in het organiseren van een webinar?

Het programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein is nog op zoek naar gemeenten/regio’s die binnenkort starten met een aanbestedingsprocedure en die samen met ons een webinar op maat willen organiseren. Tijdens deze interactieve webinar wordt toegelicht hoe het inkooptraject tot stand is gekomen en welke strategie en doelen de gemeente/regio hiermee nastreeft. Het programma draagt de kosten voor de volgende webinar dat georganiseerd wordt.

Bent u geïnteresseerd? Meld uw gemeente of regio dan aan door middel van een mail naar onze dienstpostbus

* De 10 samenwerkende gemeenten van de regio Zuid-Holland Zuid zijn:

• Alblasserdam
• Dordrecht
• Gorinchem
• Hardinxveld-Giessendam
• Hendrik-Ido-Ambacht
• Hoeksche Waard
• Molenlanden
• Papendrecht
• Sliedrecht
• Zwijndrecht