Minder tijdregistratie betekent meer kwaliteitsbeleving medewerkers GGz Centraal

GGz Centraal werkt met een minder gedetailleerde tijdregistratie, waardoor de werkdruk en de administratieve lasten afnemen. Behandelaren hoeven hun indirecte tijdbesteding niet bij te houden – de rapportage en facturatie is alleen gebaseerd op directe tijd. In 2020 is GGz Centraal met de nieuwe werkwijze gestart, eerst met zorgverzekeraars voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) en later ook met gemeenten voor de jeugdhulp. Inmiddels is de nieuwe registratiemethode fijnmaziger gemaakt, bij alle behandelaren goed bekend en door de grote opdrachtgevers omarmd. Lees in dit verhaal de ervaringen van GGz Centraal, de resultaten voor de medewerkers en de nieuwe uitdagingen die GGz Centraal ziet voor verdere lastenverlichting.

Eind 2020 spraken wij al met Arjen Zandstra en Ferry Lankhuijzen van GGz Centraal over het initiatief om minder te registeren. Destijds was net voor het eerst een enquête gehouden onder medewerkers over de nieuwe wijze van tijdregistratie. De resultaten lieten zien dat de meeste medewerkers tijdswinst ervaarden en tevreden waren. Nu, een jaar later, spreken we verder met Matthijs Bogaerts, Mirjam Mallie en opnieuw Arjen en Ferry. Matthijs is directeur zorg Fornhese en Emerhese en is zelf ook behandelaar. Mirjam is accountmanager jeugd voor GGz Centraal en is met verschillende gemeenten in gesprek geweest over de nieuwe wijze van tijd registreren. Ferry werkt voor financiën, administratie en informatievoorziening en is intensief betrokken geweest bij de ontwikkeling van de modellen en applicaties die gebruikt worden voor de registraties en opslagen. Arjen is concerncontroller en is initiatiefnemer van de nieuwe registratie-methode.

Een terugblik op het vorige praktijkverhaal

In 2019 is GGz Centraal aan de slag gegaan met het initiatief om minder tijd te registreren. De directe aanleiding was het zorgprestatiemodel, waarmee vanaf 2022 in de Zvw gewerkt zal worden. In dit model wordt alleen directe tijd vergoed. Directe tijd is de tijd die besteed wordt aan de behandeling van een cliënt, zowel face-to-face, telefonisch als digitaal. Onder indirecte tijd valt een breder scala aan activiteiten, zoals verslaglegging, multidisciplinaire overleggen (MDO’s) en contact en correspondentie met verwijzers. Omdat indirecte tijd registreren tijdrovend en frustrerend kan zijn, heeft GGz Centraal de aankomende modelwijziging aangegrepen om een nieuw registratiemodel op te zetten waarin alleen directe tijd wordt geregistreerd.

Arjen lichtte in het vorige verhaal toe: “De directe tijd is geen probleem om te registreren, die heeft iedereen door afspraken met de cliënt al in de agenda staan. Maar sommige ‘indirecte’ activiteiten gebeuren de hele dag tussendoor, waardoor het moeilijk in te schatten en bij te houden is hoe veel tijd het kost. Kort gezegd: dat is onnodig gedoe. Ook willen we niet het idee geven dat mensen de hele dag hoeven te verantwoorden wat ze doen.” In het nieuwe systeem registreren behandelaren van GGz Centraal alleen nog de directe behandeltijd, het multidisciplinair overleg en de reistijd. Voor de registratie van overige indirecte patiëntgebonden werkzaamheden wordt gewerkt met een procentuele opslag. De toegevoegde waarde voor GGz Centraal is helder: minder administratieve lasten en dus meer tijd voor de cliënt.

Om het initiatief van de grond te krijgen heeft GGz Centraal steeds meer partijen betrokken. Dat leidde in eerste instantie tot een steunbrief van het Ministerie van VWS, een experimenteerregel van de NZA en een akkoord met zorgverzekeraar Zilveren Kruis. Vervolgens heeft Avinty, de leverancier van het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) het registratiesysteem zodanig aangepast dat de nieuwe methodiek technisch ondersteund kon worden. Nadat meer zorgverzekeraars waren aangesloten, is ook de stap gemaakt naar de jeugdzorg en zijn verschillende gemeenten en regio’s benaderd om mee te gaan met de nieuwe registratie-methode.

Administratieve last voor behandelaren neemt af

Nu, een jaar na de invoering van het nieuwe systeem, blikt Matthijs terug op zijn eigen ervaring als behandelaar. Hij geeft een voorbeeld van de dag waarop ons gesprek plaatsvindt: “ Vanmiddag doe ik de beoordeling van een jongen die bij ons in crisis is aangemeld. Vroeger zou ik alle voorbereiding daarvoor, bijvoorbeeld de tijd om het dossier te lezen en kort telefonisch overleg te plegen, in mijn agenda hebben gezet. Dat hoeft nu niet meer.” Het voordeel is volgens Matthijs dat behandelaren zich niet meer druk hoeven te maken over het registreren van allerlei kleine activiteiten die zij tussen hun afspraken door uitvoeren. En dat biedt hen rust en beperkt de administratieve last die voortkomt uit registratie. Matthijs: “Het is gewoon heel prettig dat je nu een telefoontje tussendoor kunt doen, zonder direct naar je agenda te rennen om dat te registreren.”

Ook valt op dat behandelaren nu anders met hun agenda om moeten gaan. Indirecte activiteiten staan hier immers niet altijd meer in, terwijl er nog wel tijd voor nodig is. Sommige collega’s bij GGz Centraal lossen dit op door zelf blokken in hun agenda te plannen, anderen zoeken hun eigen oplossingen. Het nieuwe systeem levert meer comfort op, maar vergt individueel ook iets qua tijdmanagement. Over het algemeen lijken behandelaren nu meer in control te komen van hun eigen agenda.

Het is gewoon heel prettig dat je nu een telefoontje tussendoor kunt doen, zonder direct naar je agenda te rennen om dat te registreren

Het is lastig om te stellen dat het algehele werkplezier bij GGz Centraal is toegenomen, onder andere omdat de invoering van het nieuwe systeem samenviel met een hele drukke periode. Door COVID, het thuiswerken, veel online overleg en meer crisisaanmeldingen is het erg druk geweest. Wat dat betreft lijkt de invoering van de nieuwe registratie-methode alweer lang geleden – de behandelaren zijn al lang door gegaan met andere uitdagingen. Juist in deze periode die veel tijd en energie heeft gevraagd van iedereen in de jeugdzorg is het extra comfort en de kleine tijdsbesparing van het nieuwe systeem zeer welkom geweest.

Gewenning aan minder zicht op tijdbesteding

In het vorige interview hebben we besproken dat minder registreren ook betekent dat je sommige zaken los moet laten. Het betekent bijvoorbeeld dat leidinggevenden bij GGz Centraal iets minder inzicht hebben in wat een medewerker doet. Na een jaar extra ervaring blijkt gelukkig dat hier heel weinig nadeel van wordt ondervonden. Matthijs legt uit: “Vanuit een leidinggevende rol is het natuurlijk prettig om te zien wat iemand doet op een dag, maar ik mis het op dit moment ook niet. Het toezicht verliezen op de medewerkers was van tevoren wel een zorg, maar dat kwam denk ik vooral vanuit gewoonte.” Leidinggevenden stellen hier inmiddels helemaal geen vragen meer over.

Ook een aantal behandelaren moest het afgelopen jaar zelf wennen aan de nieuwe methode – ze misten de verantwoording in de tijdregistratie. Matthijs: “sommigen maakten zich zorgen: doe ik wel genoeg? Werk ik wel hard genoeg?” GGz Centraal stuurt medewerkers (mede) aan op hun productiviteit – gemeten in een percentage productieve uren. En dat percentage is voor veel medewerkers fors lager nu indirecte tijd niet meer geregistreerd wordt. Voor beroepsgroepen waar veel indirecte activiteiten worden uitgevoerd is het gemiddelde productiviteitspercentage soms wel van 80% naar 30% gedaald, terwijl de medewerkers dezelfde agenda/activiteiten hielden. Bovendien nam ook de vergelijkbaarheid tussen de verschillende beroepsgroepen af. Het zorgde soms voor onzekerheid en bleek een verandering waar medewerkers aan moet wennen. Om meer gevoel bij de nieuwe percentages te creëren en de verminderde vergelijkbaarheid aan te pakken heeft GGz Centraal richtinggevende percentages per beroepsgroep vastgesteld. Arjen vult aan: “In het begin kregen we best een aantal vragen over de productiviteitspercentages, maar nu veel minder. De nieuwe percentages worden langzamerhand gangbaar.”

Gehanteerde opslagen voor indirecte tijd bleken goed vastgesteld

Het nieuwe systeem werkt met opslagen per beroepsgroep; een procentuele opslag voor de indirecte tijd die bij de geregistreerde directe tijd wordt opgeteld. Arjen en Ferry, vanuit hun rol als initiatiefnemers, monitoren of deze opslagen goed zijn vastgesteld en de juiste verhouding blijven weerspiegelen. Dit blijkt inderdaad goed te gaan; de productie en declaraties per fte zijn ongeveer gelijk gebleven en de opslagen zijn nog niet herijkt. Mirjam licht toe: “we hebben naar gemeenten ook toegezegd dat als er afwijkingen plaatsvinden – als de declaraties per fte wel omhoog gaan - dat we dat dan verrekenen. Het is namelijk niet bedoeld als een verdienmodel.” In de praktijk zijn dergelijke verrekeningen niet nodig geweest. Wel heeft het registratiesysteem inmiddels meer technische mogelijkheden, waardoor ze het model iets fijnmaziger hebben kunnen maken. Ferry: “Initieel hadden we een opslag per beroepsgroep, maar we kunnen nu, indien nodig, ook met een opslag per functie werken. Voor een aantal functies hebben we inmiddels inderdaad de opslagen meer toegespitst.” Door fijnmaziger te werken kan meer recht gedaan worden aan de daadwerkelijke tijdsbesteding per functie.

Grootste jeugdregio’s voor GGz Centraal zijn allemaal over op de nieuwe werkwijze

Tijdens het vorige interview was GGz Centraal al in gesprek met een groot aantal gemeenten en regio’s waar zij een overeenkomst mee heeft. Inmiddels zijn alle grote jeugdregio’s waar GGz Centraal mee samenwerkt (of werkzaam is), overtuigd en is de nieuwe werkwijze geaccepteerd. Mirjam: “Sommige gemeenten hadden een aantal vragen en daar zijn we het gesprek mee aangegaan. Dat gaf in alle gevallen voldoende vertrouwen dat we het konden doorzetten. Eigenlijk is het nu helemaal geen onderwerp van gesprek meer bij gemeenten, zo normaal is het inmiddels.” En dat terwijl GGz Centraal bij al deze gemeenten inspanningsgerichte afspraken heeft. Mirjam: “Bij trajectfinanciering zou dit eigenlijk nog makkelijker zijn.”

Arjen is ook blij dat de nieuwe werkwijze geaccepteerd is door de gemeenten, maar vult aan dat dit niet zonder slag of stoot ging. “Dat ging bij de verzekeraars over het algemeen toch iets makkelijker. Toen meerdere verzekeraars eenmaal meegingen, volgde de rest snel. Gemeenten zaten daar iets meer eigenstandig in – zij hadden vaak hun eigen aanbesteding, eigen werkwijze en eigen documenten.” Anderzijds, geeft Matthijs aan, kan de nieuwe werkwijze gezien de financiële druk op het stelsel voor gemeenten ook best spannend zijn. Door minder tijd te registreren kan het beeld ontstaan dat je sturingsinformatie mist en daarom mogelijk minder controle hebt. Daarom heeft GGz Centraal geïnvesteerd in het goed uitleggen aan gemeenten. Naast het doel van de nieuwe werkwijze is daarbij in de uitleg vooral gefocust op de onderbouwing voor de opslagfactoren voor de indirecte tijd. Hier ligt gedegen data-analyse over meerdere jaren - verbijzonderd naar beroepsgroepen - aan ten grondslag.

De nieuwe werkwijze van GGz Centraal is bij collega-aanbieders ook opgevallen. Zeker omtrent de Zvw hebben zo’n 15 instellingen geïnformeerd naar de opzet en resultaten. In het jeugddomein was dit minder – mogelijk ook omdat hier geen formele experimenteerregel geldt – maar toch hebben twee maanden geleden nog zes instellingen aangeklopt die ook minder tijd wilden gaan registreren. GGz Centraal heeft hen op weg geholpen. Ferry; “We promoten onze werkwijze niet actief, maar we zijn altijd heel transparant over wat we doen, ook naar andere aanbieders.” Mirjam heeft nog geen aanbestedingen van gemeenten gezien waar de werkwijze expliciet is opgenomen in de uitvraag, maar, zo geeft ze aan, “Dat hoeft ook niet. Zolang de aanbesteding voldoende ruimte biedt om met de gemeente het gesprek aan te gaan over de verantwoording en tijdregistratie, kunnen wij altijd zelf onze werkwijze nog introduceren.”

Evaluatie; grootste voordeel is de kwaliteitsbeleving bij medewerkers

Naast de eigen medewerkers zijn ook de verzekeraars, waaronder mede-initiatiefnemer Zilveren Kruis, en de gemeenten tevreden met de nieuwe registratie-methode. De werkwijze is inmiddels bekend en gewoon geworden en levert nauwelijks meer vragen op. In heb begin vroegen verzekeraars en gemeenten nog wel eens ‘Je hebt nu wat tijd gewonnen, wat heb je daar precies mee gedaan?’ Maar daar ligt eigenlijk het grote voordeel niet. Mirjam: ”Het levert niet substantieel meer tijd op, maar het levert een groot verschil op in de kwaliteitsbeleving van de medewerkers. Dat is een belangrijk deel van het initiatief.”

Het levert niet substantieel meer tijd op, maar het levert een groot verschil op in de kwaliteitsbeleving van de medewerkers. Dat is een belangrijk deel van het initiatief.

Het volgende doel; lastenverlichting voor de backoffice

Nu de nieuwe tijdregistratie is geïmplementeerd, aangescherpt en geaccepteerd wil GGz Centraal doorschakelen naar het volgende doel – verdere lastenverlichting voor de hele backoffice. Matthijs trapt af: “We hebben met de tijdregistratie een stukje regeldruk bij onze behandelaren weg kunnen halen, maar we kijken nu naar onze backoffice: daar zit een enorme hoeveelheid administratief werk. Bijvoorbeeld bij Mirjam, in haar rol als accountmanager jeugd, en bij het bureau beschikkingen. Vaak stellen de verschillende jeugdhulpregio’s, of zelfs de gemeenten daarbinnen, hun eigen eisen en voorwaarden. Dat hoort natuurlijk bij een decentrale Jeugdwet waarbij iedere gemeente zijn eigen vorm kan kiezen, maar het zou heel mooi zijn als het eenduidiger kan.” De onderlinge verschillen spelen met name, voegt Mirjam toe, wanneer je als organisatie een bovenregionale functie hebt, zoals voor GGz Centraal geldt bij de acute jeugd GGZ. Dan is het heel lastig om alle voorwaarden en werkwijzen per regio uit te zoeken en aanvullende financiële afspraken te maken.

Verdere uniformering, aan gemeentezijde en bij aanbieders, zou veel kunnen bijdragen aan de gewenste lastenverlichting. Suggesties heeft GGz Centraal te over; de systematiek van de LTA-contracten (Landelijk Transitiearrangement) toepassen voor andere bovenregionale functies, het terugbrengen van de enorme diversiteit in beschikkingen (ook binnen één gemeente), een regionaal eenduidige inrichting van de toegang, aanbestedingen minder dichttimmeren, langdurige contracten in lijn met de norm voor goed opdrachtgeverschap en inschrijvingen en overeenkomsten op hoofdlijnen hanteren. Verschillende suggesties die allemaal op een manier bijdragen aan uniformering en standaardisering – daar zit volgens GGz Centraal echt de sleutel voor de volgende stap in lastenverlichting.

Het minder ‘dichttimmeren’ van aanbestedingen is een suggestie in het verlengde van de nieuwe tijdsregistratie. Hier heeft GGz Centraal immers zelf ondervonden dat niet alle overeenkomsten met gemeenten het mogelijk maken om tijdens de looptijd de wijze van verantwoording en registratie aan te passen. Hoe nauwkeuriger eisen gedetailleerd waren in de aanbestedingsstukken en hoe minder aanpassing van die eisen mogelijk was (hoe meer dichtgetimmerd dus), hoe lastiger het bleek om de nieuwe tijdsregistratie te introduceren. En dat geldt breder voor andere innovaties. Arjen: “Als de aanbesteding te veel is dichtgetimmerd en je wilt tussentijds nog wat anders, dan is dat eigenlijk niet meer mogelijk - zelfs als de gemeente dat zelf ook wil.” Zonde, vinden allen. Zeker, voegt Mirjam nog toe, bij een langlopend contract. “Met de norm voor goed opdrachtgeverschap ga je nu echt vaker langdurige relaties aan. Als een overeenkomst bijvoorbeeld 7 jaar loopt weet je vooraf nooit wat er in die tijd allemaal gaat gebeuren, dan heb je echt wel ontwikkelruimte nodig. De overeenkomst zou dan wat ons betreft meer op hoofdlijnen mogen, zodat je ruimte houdt om tijdens de uitvoering samen op ontwikkelingen in te spelen.”

We hebben met de tijdregistratie een stukje regeldruk bij onze behandelaren weg kunnen halen, maar we kijken nu naar onze backoffice: daar zit een enorme hoeveelheid administratief werk.

Er zijn recent landelijk natuurlijk ook verschillende stukken geschreven over het meer centraliseren van bijvoorbeeld de hoogspecialistische GGZ, dat is natuurlijk niet voor niets, besluit Mirjam. Het zou al een mooie stap zijn als alleen de beschikkingen meer gestandaardiseerd kunnen worden. Net zoals het mooi zou zijn als er in aanbestedingen en overeenkomsten meer geüniformeerd kan worden. Het uiteindelijke doel is steeds hetzelfde; lastenverlichting zodat minder tijd en maatschappelijke middelen aan administratie worden besteed en er meer overblijft voor de echte zorg.