Wisselstage! Wat leren professionals van gemeenten en (zorg)aanbieders nu van elkaar?

Zes jaar na de decentralisaties in het sociaal domein ervaren veel betrokkenen het inkopen en aanbesteden van jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning nog steeds als een lastig proces. (Zorg)aanbieders en gemeenten moeten de zorg in een regio samen vormgeven, maar kennis van elkaars werkwijzen en diensten ontbreekt vaak waardoor wederzijds vertrouwen nog moet groeien. De personele dynamiek waarbij oud-gedienden vertrekken en nieuwe professionals instromen werkt dit in de hand.  Tijd dus voor echte gesprekken en een beter inzicht in elkaars aanpak.

Het stageprogramma ‘Wisselstage!’ werd ingezet om vooral van elkaar te leren. Negen professionals van (zorg)aanbieders liepen in november 2021 een aantal dagen stage bij gemeenten. De week erna waren de rollen omgedraaid en liepen negen professionals van de gemeente stage bij een (zorg)aanbieder.

  • Namens de (zorg)aanbieders deden mee: Susan Buckens, Niels Luiting, Liesbeth Zeelenberg, Eline van den Berg, Diane Noordink, Bonne Broersen, Annemijn Schuil, Anna Jongstra
  • Namens de gemeenten deden mee: Zoë Bos, Monique Veldt, Margreet Nugteren, Maarten Bening, Karin Dekker-van Solingen, Jan van Houten, Anita Bongers

Hoe de stage is bevallen en wat de deelnemers ervan leerden, leest u in dit artikel. In het volgende en laatste artikel dat binnenkort verschijnt, gaan de deelnemers in op de vraag wat zij van hun stageperiode hebben geleerd en hoe zij denken ‘het geleerde in de praktijk’ te gaan brengen.

Gelijk de inhoud in

Daar zit je dan. Op je eerste stagedag, te wachten bij de receptie. Of, rekening houdend met het thuiswerkadvies, in de wacht om toegelaten te worden tot een digitale vergaderomgeving. En je vraagt je af: wordt het beleefd aftasten, een vriendelijk kopje koffie, een ‘praatje pot’? Of toch anders? Hoe zou die eerste dag eruitzien? Anita Bonger, Inkoop Sociaal Domein Centraal Gelderland, liep stage bij GGZ Friesland: “Na een voorstelronde kwamen we al snel bij de inhoud. Het eerste overleg waarbij ik aansloot, ging over de nieuwe inkoop die op een andere manier geregeld gaat worden.” Op haar beurt liep een medewerker van GGZ Friesland, Anna Jongstra, stage bij gemeente Eemsdelta. Anna over haar kennismaking: “Eén van mijn eerste activiteiten was deelname aan een gesprek met WMO-consulenten van de gemeente Eemsdelta en Het Hogeland. Zij gaan vanaf 1 januari vanuit dezelfde afspraken werken op basis van een net afgeronde aanbesteding in deze gemeenten. Ze maakten afspraken met elkaar over hoe ze om willen gaan met casuïstiek en intervisie en op welke manier ze de gecontracteerde partijen willen gaan ontmoeten onder de huidige omstandigheden.”

Waar Anna op haar eerste stagedag aanwezig was bij een afspraak over hoe gemeenten in de toekomst omgaan met een nieuwe (zorg)aanbieder, zat Liesbeth Zeelenberg bij haar eerste kennismaking middenin de evaluatie van een aanbesteding. Als aanbestedingsspecialist bij (zorg)aanbieder Philadelphia liep zij stage bij de gemeente Alphen aan de Rijn: “De eerste activiteit was een digitale bijeenkomst van accounthouders bij de gemeente waar één van de aanbestedingen in het sociaal domein werd geëvalueerd onder collega’s. Ik merkte dat iedereen ook een beetje op een eigen eilandje zat. En dat er onder hen behoefte is aan feedback en informatie van collega's.”

En hoe verging het de gemeenteprofessionals? Maakten zij ‘een zachte landing’ op hun eerste stagedag bij een (zorg)aanbieder? Of werd het bij hen ook snel inhoudelijk?

Karin Dekker-van Solingen van de gemeente Almelo liep stage bij (zorg)aanbieder ’s Heeren Loo. Zij kan die vraag gelijk bevestigend beantwoorden: “Ik verbaasde me direct over de hoeveelheid en diversiteit aan wetgeving en financieringskaders waar de afdeling van op de hoogte moet zijn. Uiteindelijk is het contract met de gemeente qua financiële impact voor ’s Heeren Loo het kleinst, maar qua investering in tijd het grootst. We reflecteerden op de decentralisatie in 2015, hoe dat proces gepland en verlopen is, welke uitdagingen we zagen en op welke vlakken zorgaanbieder en gemeente elkaar kunnen vinden in de toekomst.”

Jan van Houten, senior inkoopadviseur Sociaal Domein Centraal Gelderland, liep stage bij (zorg)aanbieder Philadelphia. Ook bij hem werden verschillende inhoudelijke onderwerpen uitgewisseld. Eén van de eerste gesprekken had hij met een regiomanager. “Die vertelde dat Philadelphia er tegenaan loopt dat sommige gemeenten net vóór een vakantie een aanbesteding publiceren. Medewerkers die betrokken zijn bij inschrijvingen hebben ook vakantie. Hierdoor kan er onvoldoende bezetting zijn en komt men soms niet tot de beste vragen of inschrijving. Verder geven gemeenten in het kader van de Nota van Inlichtingen vaak geen of onvolledig antwoord op vragen. Wat hij ook aangaf, is dat inkopende partijen binnen een inkoopprocedure in de planning weinig tijd geven, zelf veel tijd nemen en soms tijdens een inkoop de procedure aanpassen. Hier hebben aanbieders echt last van.”

Van ‘black box’ tot stereotype beeld

Het voordeel van stage binnen je eigen werkveld is dat je snel elkaars taal spreekt. Gesprekken worden daarmee snel inhoudelijk. Dat smaakt naar meer voor veel deelnemers! Dat gemeenten en (zorg)aanbieders elkaar buiten Wisselstage! eigenlijk weinig treffen, heeft dat soms te maken met de manier waarop er naar elkaar gekeken wordt? Welke beelden heersen er over en weer? En wat kom je tijdens je stage te weten over het beeld dat er van jouw organisatie bestaat?

Annemijn Schuil van Levvel liep stage bij de gemeente Utrecht: “Op voorhand had ik het idee dat een gemeente ergens een besluit over neemt en dat dat besluit dan maar uitgevoerd moet worden. En dat er alleen de mogelijkheid bestaat om dat beleid aan te passen wanneer er een nieuwe aanbesteding is.” Ook Niels Luiting en Eline van den Berg van (zorg)aanbieder ’s Heeren Loo hadden vooraf een soortgelijk beeld over gemeenten. Niels liep stage bij Inkoop Sociaal Domein Centraal Gelderland: “Ik dacht bij een gemeente toch vooral aan een organisatie waar politieke besluitvorming een grote rol speelt bij de uitvoering van het sociaal domein.” Eline vult aan: “Ja, en vooral erg procesmatig gericht en minder op de inhoud.” Liesbeth Zeelenberg van Philadelphia: “Ik zag de gemeente toch vooral als een complexe organisatie met veel 'schijven' waar inkopers niet altijd zicht hebben op hoe het er in de praktijk aan toegaat. En dat in een speelveld met veel aanbieders, te midden van politieke ontwikkelingen.”

Omgekeerd waren ook professionals van de gemeenten niet vrij van beelden over (zorg)aanbieders toen ze aan de stage begonnen. Monique Veldt van de gemeente Eemsdelta liep stage bij (zorg)aanbieder Carintreggeland: “Mijn beeld was dat er veel verschillende aanbieders zijn, in grootte maar ook in professionaliteit. Ook was het mij al duidelijk dat iedereen zich bevlogen inzet voor de cliënten, zowel medewerkers in het veld als mensen in de back office.” Zij vult aan: “Omgekeerd viel het mij op dat de zorgaanbieder best veel begrip heeft voor de positie van de gemeente en een goed beeld heeft van wat daar speelt.” Margreet Nugteren van de gemeente Alphen aan den Rijn had voordat ze stage ging lopen bij (zorg)aanbieder Levvel een veel minder goed beeld van wat hun werk inhoudt: “Zorgaanbieders zijn voor mij een beetje een black box, wat speelt zich af achter de schermen?” Zoë Bos van de gemeente Delft liep stage bij Rivierduinen: “Mij viel vooral op dat zorgaanbieders beperkte kennis hebben van de complexiteit van een gemeentelijke organisatie en een jeugdhulpregio en de verschillende belangen die daarin een rol spelen.

Jan van Houten, senior inkoopadviseur Sociaal Domein Centraal Gelderland, herkent dat: “Het is mij opgevallen, niet per se alleen tijdens mijn stage, maar ook bij een eerdere ervaring dat zorgaanbieders soms onvoldoende in beeld hebben waar gemeenten mee moeten dealen in een regionale samenwerking. In zo’n samenwerking is het lastig de neuzen dezelfde kant op te krijgen.” Liesbeth Zeelenberg is zelf van Philadelphia, de (zorg)aanbieder waar Jan stage liep. Zij pikte omgekeerd signalen op van het beeld dat gemeenten van (zorg)aanbieders hebben: “Tijdens mijn stage bij een gemeente hoorde ik geluiden dat zorgaanbieders over het algemeen wat zakelijker mogen zijn. Vaak zijn cijfers immers niet op orde. En men ziet zorgcowboys, niet veel, maar elk incident daarmee is er één teveel. Gemeenten zien zich dan genoodzaakt wat strengere eisen te stellen bij een aanbesteding.”

Pfffff wat een administratie…

Door van plek te wisselen en vanaf dag één inhoudelijk aan de slag te gaan, worden patronen doorbroken en beelden bijgesteld. Over hoe er na de stage naar elkaar wordt gekeken, dat lees je zo. Eerst maar eens nagaan wat de deelnemers nog meer meemaakten tijdens hun stage. Annemijn Schuil van Levvel: “Tijdens het kwartaalgesprek met een zorgaanbieder en de gemeente Utrecht zag ik hoe het systeem van Utrecht kan werken. Door de duidelijke kaders werd er heel weinig gesproken over de cijfers, maar kon er een prettig gesprek gevoerd worden over de inhoud en het beleid, in dit geval over kwaliteitsmetingen.” Liesbeth Zeelenberg van Philadelphia: “De stage-ervaring bij de gemeente Alphen aan den Rijn die mij het meeste bijblijft, is een gesprek over zorgmijders.  Daarin werden praktische afspraken gemaakt tussen belanghebbende instanties (zorgaanbieders, politie, gemeente, verslavingszorg, woningbouwvereniging etc, red.) over hoe het contact met een zorgmijder weer vlot getrokken kan worden. Ik merkte dat er in deze gemeente een mooi netwerk bestaat waarin mensen echt in beeld zijn. Niet alleen 'casussen' maar mensen: met een naam, voorgeschiedenis, buren en kinderen et cetera.” Diane Noordink, manager zorg bij Carintreggeland, stelde haar stage bij de gemeente Almelo uit, maar ontving wel een beleidsadviseur van de gemeente Eemsdelta. Dit omgekeerde ‘kijkje in de keuken’ leidde bij haar tot het volgende inzicht: “Te veel geld gaat zitten in controle op papier. Als we daadwerkelijk bij elkaar in de keuken kijken en werken vanuit het principe “high trust, high penalty” dan kunnen we meer middelen inzetten waarvoor ze echt bedoeld zijn.”

Bij Carintreggeland, de organisatie waar Diane werkt, liep Monique Veldt van de gemeente Eemsdelta stage: “Ik bezocht twee dagbestedingen. Dat was mooi omdat je dan ziet wat er in de praktijk gebeurt. Maar ook de presentatie over het managementsysteem maakte mij meer duidelijk wat er allemaal vastgelegd moet worden. En in welke bochten je je moet wringen om dat voor elkaar te krijgen.” Ook Margreet Nugteren van de Gemeente Alphen aan den Rijn was onder de indruk van de manier waarop er op haar stageplek resultaatindicatoren worden vastgelegd: ”Vooral van het hele systeem waardoor cliëntadministratie min of meer automatisch werd omgezet in managementrapportages bij Levvel. Daarnaast ben ik onder de indruk van de manier waarop de accountmanagers gevoed worden door de organisatie, zowel inhoudelijk als financieel. Dat is echt goed georganiseerd.” Ook Anita Bongers van Inkoop Sociaal Domein Centraal Gelderland ziet, net als Monique en Margreet, de administratieve uitdagingen van (zorg)aanbieders, maar pleit voor een eerlijkere verdeling van deze lasten: “Wat een gemeente de aanbieder ‘aandoet’ door de zorg door één aanbieder te laten uitvoeren! Deze aanbieder krijgt een enorme administratieve last op een gebied waarin ze niet goed in thuis zijn.”

Beelden bijgesteld

Deelnemers doen tijdens Wisselstage! enorm veel indrukken op. Indrukken over de projecten van de ander, collega’s, aanbestedingen en administratie. Maar ook over elkaars zorgen, uitdagingen, idealen en overtuigingen. Zorgt Wisselstage! er ook voor dat beelden blijvend gevormd of bijgesteld worden?

Liesbeth Zeelenberg van Philadelphia: ”Mijn beeld van de gemeente heeft meer inhoud, diepte, handen en voeten gekregen. Wat ik bijvoorbeeld leerde toen ik stage liep, was dat de gemeente een coachende, faciliterende en bemiddelende rol probeert te spelen te midden van alle organisaties rondom het sociaal domein in die gemeente.”

Anna Jongstra van GGZ Friesland :”Ik zie nu nog meer in dat gemeenten met heel veel partijen rekening moeten houden, zoals inwoners, aanbieders, betrokken organisaties in de gemeente, de gemeentelijke organisatie zelf, ambtenaren van verschillende afdelingen, politieke kleuring en landelijke en budgettaire zaken.” Karin Dekker-van Solingen van de gemeente Almelo liep stage bij (zorg)aanbieder ’s Heeren Loo: “Het was professioneler dan ik dacht en dynamischer. Echt een jong gedreven team met ontzettend veel expertise dat dagelijks werkt aan de contractering van uiteenlopende dienstverleningsvormen.” Monique Veldt van de gemeente Eemsdelta: “Ik had van de meeste zorgaanbieders al wel een positief beeld. Wel ben ik van mening dat niet iedere aanbieder zijn administratie op orde heeft. Dat merk je bijvoorbeeld tijdens een kostprijsonderzoek. Bij Carintreggeland heb ik mijn algemene positieve beeld bevestigd gezien. Ook zag ik dat deze aanbieder de administratie echt goed inzichtelijk heeft.” Margreet Nugteren van de gemeente Alphen aan den Rijn: “Ik zie nu helderder hoe lastig het is voor zorgaanbieders dat iedere gemeente weer andere eisen stelt aan het contract. Het zou mooi zijn als daar wat meer uniformiteit in zou kunnen komen. Ik ben ook onder de indruk van de geoliede processen binnen zorgaanbieders om te komen tot goede contracten en rapportages voor gemeenten. Wat een werk!”

Volgende keer: wat nemen de deelnemers aan Wisselstage! mee naar hun eigen werkplek?

Dit is het eerste artikel over de stage-ervaringen van de deelnemers aan de november-editie van Wisselstage! Een stage waarin professionals van gemeenten en (zorg)aanbieders bij elkaar op stage gaan. In het volgende artikel gaan we in op wat deze deelnemers aan Wisselstage! ‘meenemen’ naar hun eigen werkplek. Wat vertellen ze hun collega’s erover? Wat leerden ze? Kortom, hoe passen ze de nieuw opgedane inzichten toe in hun eigen werk?

Door de integratie met het Ketenbureau i-Sociaal Domein onder de vlag van het Ketenbureau, vindt u dit laatste artikel op hun website.