Binnenkort beschikbaar: Handreiking SAS zonder emvi

De Jeugdwet en Wmo 2015 worden gewijzigd om aanbesteden in het sociaal domein makkelijker te maken door het laten vervallen van de emvi-verplichting (verplichting aanbieders te selecteren op basis van het criterium: economisch meest voordelige inschrijving). Dit maakt het mogelijk aan te besteden zonder offertes en gunningsmethodieken. Om te laten zien hoe dit in de praktijk werkt en tegelijkertijd op zoek te gaan naar de beste manieren om ruimte in de bestaande aanbestedings-regelgeving te benutten, worden pilots uitgevoerd. De resultaten uit deze pilots worden verwerkt in een Handreiking SAS zonder emvi.

Focus van de aanbestedingspilots

Er lopen al aanbestedingspilots bij diverse gemeenten waar de ruimte in de procedure voor Sociale en Andere Specifieke diensten (SAS, ook wel ‘verlicht regime’ genoemd) zonder het gebruik van emvi, is opgezocht. Deze pilots zijn onder andere gestart in regio Zuidoost Utrecht, gemeente Rotterdam, Jeugdhulpregio Noord Limburg, gemeente Hoekse Waard,  Jeugdhulpregio Noordoost Brabant en regio Zeeland.

De focus van de pilots ligt op aanbesteden zonder offertes en gunningsmethodieken. Dit betekent - kort gezegd - dat er niet wordt geselecteerd op basis van het emvi-criterium, terwijl dat nu nog wel in de Jeugdwet en de Wmo staat. Het emvi-criterium is een overkoepelend begrip voor drie mogelijke gunningscriteria: beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV), laagste kosten berekend op basis van de kosteneffectiviteit (laagste KBK), of laagste prijs. Zonder de emvi-verplichting kan worden geselecteerd met behulp van selectiecriteria gericht op de aanbieder. Het gaat bij de selectie dus vooral om de aanbieder en niet om de aanbieding.  

Door deze eenvoudige en administratief luwe wijze van selecteren, ontstaat er meer ruimte om de dialoog te voeren op de inhoud van de zorg en de beste vorm van samenwerking in de fase van marktconsultatie en in de fase nadat aanbieders geselecteerd zijn.

Handreiking opbrengsten aanbestedingspilots

Het programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein schrijft in samenwerking met Significant een handreiking over de resultaten van de pilots. De handreiking is primair bedoeld voor ervaren inkopers van gemeenten, zonder specifieke ervaring met inkoop van diensten in het sociaal domein via SAS-procedures. De handreiking is ook van belang voor beleidsmedewerkers van gemeenten en aanbieders en wordt nu geschreven aan de hand van de ervaringen in de pilots en met een uitleg over de juridische kaders.

Vier inkoopprocedures binnen de SAS zonder emvi - procedure

In de handreiking staan vier typische inkoopprocedures van SAS zonder emvi centraal die gemeenten kunnen volgen bij de inkoop onder de Jeugdwet en Wmo 2015. Deze procedure opties zijn niet limitatief. Figuur 1 geeft de vier SAS-inkoopopties schematisch weer. Deze worden allemaal zonder offertes en gunningsmethodieken ingevuld. Doordat de focus met deze methode niet meer op de procedure komt te liggen, moet er meer aandacht komen voor gesprekken tussen gemeenten en zorgaanbieders die meer over inhoud gaan dan over procedures. 

figuur 1: vier SAS zonder emvi inkoopopties
figuur 2: beleidscyclus

Binnen de Beleidscyclus Kwaliteit (figuur 2) is er dan een verschuiving van aandacht, tijd en geld van procedures, coördinatie en regelgeving naar beleidsontwikkeling en de echte dagelijkse uitvoering van de zorgdienstverlening. Met de vier opties in de SAS zonder emvi procedure wordt de procedure zelf dan zo kort en simpel mogelijk gehouden.

Ieder van de vier opties is gedefinieerd binnen het kader van Europese aanbestedingsrichtlijn van SAS diensten sociaal domein boven het drempelbedrag van € 750.000,- exclusief btw, waarvoor de enige wettelijke verplichting is om een (voor)aankondiging te doen aan het begin, en het bekend maken aan wie de opdracht verleend is via TenderNed. De regelgeving vult verder niet in hoe een SAS-procedure er concreet uit dient te zien.

Binnen deze procedures zijn zes mogelijke stappen te ontleden, waarvan 2 stappen verplicht zijn (stap 1 en stap 6). In geval van gefaseerd contracteren, dat nader wordt toegelicht in de handreiking, komt daar nog een zevende stap bij:

  1. Het voorbereiden van de inkoopprocedure, zoals een marktconsultatie;
  2. Het plaatsen van een (voor)aankondiging op TenderNed;
  3. Het toetsen aan de minimumeisen (ook wel uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen);
  4. Het selecteren zonder offertes, middels selectiecriteria, zoals “aantoonbare ervaring in het leveren van de gewenste kwaliteit”;
  5. Het afstemmen over contractvoorwaarden (juridische afspraken, uitvoeringsvoorwaarden);
  6. Het afsluiten van een inkoopprocedure (bekendmaking);
  7. Bij gefaseerd contracteren: een ontwikkelfase waar samen met de aanbieder een contract wordt opgesteld.

Bij de totstandkoming van de bovenstaande stappen is continu afgewogen welke stappen wenselijk zijn om toe te voegen en welke stappen niet passen in een relatief eenvoudige en administratief luwe aanbesteding. Dat heeft geleid tot vier SAS zonder emvi procedures, die elk relatief eenvoudig en administratief luw zijn, maar ieder voor zich tegemoetkomen aan verschillende behoeften van gemeenten en regio’s.

SAS zonder emvi procedure 1
Dit is de meest lichte SAS-procedure. De aanbieders worden getoetst op minimumeisen (hieronder verstaan wij uitsluitingsgronden, geschiktheid eisen en uitvoeringsvoorwaarden) waarna alle aanbieders die voldoen aan deze eisen een contract krijgen. Regio Zeeland heeft voor deze procedure gekozen om te borgen dat in een korte doorlooptijd alle geschikte en geïnteresseerde partijen een contract kunnen krijgen voor het jaar 2021. Regio Zeeland gebruikt dit jaar de kennis en inzichten van de gecontracteerde zorgaanbieders om zich goed voor te bereiden op een meer langdurige samenwerking met deze partijen.

SAS zonder emvi procedure 2
In deze procedure worden de aanbieders niet enkel getoetst op de minimumeisen, maar wordt er ook nader geselecteerd, zonder offertes en gunningsmethodieken, op basis van algemene kenmerken van de aanbieder. Denk hierbij aan selectiecriteria op het gebied van grip op kwaliteit, grip op kosten, flexibiliteit, innovatie of maatschappelijke impact. Met behulp van deze selectiecriteria is het voor de gemeente mogelijk om het aantal aanbieders te maximeren.

SAS zonder emvi procedure 3
In deze procedure worden aanbieders niet alleen geselecteerd op basis van de minimumeisen en algemene kenmerken van de aanbieder, maar is er ook sprake van een dialoog en/of afstemming van de contractvoorwaarden tussen de gemeente en aanbieders. Hieronder vallen niet alleen de juridische afspraken die met de aanbieders worden gemaakt, maar ook uitvoeringsvoorwaarden die raakvlak hebben met zowel de kenmerken van de aanbieder als de wijze waarop de aanbieder de opdracht uitvoert. Regio Zuidoost Utrecht past SAS procedure 3 toe voor de inkoop van jeugdhulp met verblijf. De regio heeft hiervoor een selectiefase doorlopen en daarbij in het bijzonder aandacht gehad voor de mogelijkheden die zorgaanbieders hebben om de regio meer grip op de regionale jeugdhulp met verblijf te krijgen. In de dialoogfase gaat de aandacht uit naar het vormgeven van toekomstbestendige samenwerking tussen de regio en de zorgaanbieders enerzijds en zorgaanbieders onderling anderzijds.

SAS zonder emvi procedure 4
In deze procedure is er sprake van gefaseerd contracteren. De procedure start met het doorlopen van procedure 1, 2 of 3 wat resulteert in een “winnaar”, of “winnaars”, aan wie een plek aan de opdrachtnemerstafel wordt gegund om met de gemeente een 2e Fase in te gaan. Met deze winnaar(s) wordt een contract gesloten om een ontwikkeling (bijvoorbeeld het ontwikkelen van een andere vorm van dienstverlening) uit te werken, om daarna ook deze dienstverlening daadwerkelijk te gaan leveren. Voor deze ontwikkeling heeft de aanbieder een bepaalde periode de tijd en hij doet dit in samenspraak met de opdrachtgever en andere stakeholders in een zogenaamd bouwteam. Eindresultaat van deze ontwikkelperiode is een contract voor een vorm van dienstverlening die leidt tot het juiste resultaat. In beginsel gaat het contract uit de ontwikkelfase over in het ontwikkelde (langer lopende) contract, tenzij de gemeente constateert dat op basis van de van tevoren vastgestelde objectieve criteria niet aan het eindresultaat voldaan wordt.  

Het vervolg van de aanbestedingspilots en de handreiking

Op dit moment volgt het programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein nog een drietal lopende aanbestedingspilots. Ook wordt er op dit moment gewerkt aan het afronden van de handreiking. Inmiddels is ook een leernetwerk gestart om ervaringen en goede voorbeelden van de SAS zonder emvi uit te wisselen. In de komende nieuwsbrieven en op deze website worden relevante voorbeelden en inzichten van deze activiteiten gedeeld.

Ontvangt u de nieuwsbrief nog niet? Schrijf dan hier in.