Praktijkverhaal: Gemeente Hollands Kroon ‘Bij ons staat de zorg centraal’

De coronacrisis zorgt ervoor dat ook aanbestedingen en overheidsopdrachten in de knel komen. Dat merken aanbestedende diensten en marktpartijen nu al. Wat zijn die knelpunten precies? En hoe tackel je ze? Pieter van Diemen, Senior Juridisch Beleidsadviseur bij de gemeente Nijmegen, vertelt hoe zijn organisatie ze aanpakt. ‘Wees steeds duidelijk over wat wel en niet mogelijk is.’

Eén van de aanbestedingen die de gemeente Nijmegen binnenkort gaat publiceren, is voor de Brede Basisteams Jeugd. Het gaat om een nieuwe aanpak van jeugdhulp, waarbij sociale wijkteams de indicatiestelling en een deel van de eerstelijnszorg voor jonge Nijmegenaren verzorgen. ‘We zitten nu in de marktconsultatiefase’, vertelt Van Diemen. ‘Het contract zou oorspronkelijk 1 juli 2021 ingaan. Die deadline was vóór corona al een uitdaging, maar nu helemaal. Er ligt vanuit onze politieke opdracht een scherpe planning en we lagen op koers. We onderzoeken nu toch of we de inschrijftijd moeten verlengen.’

Virtueel afspreken

Voor deze aanbesteding hebben Van Diemen en zijn team nu vooral online contact met potentiële aanbieders. ‘We zijn nog niet zover dat we marktconsultaties online kunnen doen’, vertelt hij. ‘Maar in de toekomst willen we sowieso vaker virtueel afspreken. Want ondanks nadelen – zoals het feit dat je elkaar niet echt goed kan aankijken – zijn er vooral veel voordelen. Zo bespaar je reistijd en de mogelijke negatieve milieueffecten van reizen. Bovendien: het is goedkoper.’
De meeste corona-gerelateerde vragen die marktpartijen op dit moment stellen, gaan over de tijdstermijnen – van contracten en van de opdracht. ‘Maar we krijgen ook vragen over uitvoering. Want de maatregelen om de verspreiding van het virus in te dammen, hebben invloed op hoe zorgverleners hun werk kunnen doen. Marktpartijen willen weten of de uitvoering van de opdrachten zoals zij die in de markt willen zetten ongewijzigd mogelijk is. En als de uitvoering van de opdracht niet mogelijk is als afgesproken, hoe de financiële gevolgen daarvan gecompenseerd worden. Omdat het gaat om uitvoer van gecompliceerde jeugdhulp, waarbij fysieke aanwezigheid soms wel en soms niet noodzakelijk is, verschilt ons antwoord op zulke vraagstukken per specifieke opdracht.’

Zelf oplossingen bedenken

Ook partijen die op dit moment al zorg uitvoeren voor de gemeente kloppen aan voor advies. Van Diemen: ‘Ze kunnen door deze maatregelen niet dezelfde hoeveelheid en kwaliteit zorg leveren die ze gewend zijn te leveren. En ze vragen zich af hoe ze daarmee om moeten gaan.’ Veel cliënten hebben fysieke aanwezigheid van zorgverleners nodig. En weer andere cliënten zijn gewend aan zorg in groepsverband. ‘Dat kan nu allebei niet. Wij zeggen: bedenk pragmatische en creatieve oplossingen. Kijk wat er binnen de gegeven omstandigheden nog wél mogelijk is. Als je bijvoorbeeld kan videobellen met een cliënt, doe dat dan vooral. Wij houden bij de beoordeling van zorg rekening met deze bijzondere omstandigheden.’

Onzekerheid beëindigen

‘Zorgaanbieders zijn natuurlijk ook bezorgd over hun financiële gezondheid’, aldus Van Diemen. ‘Normaal gesproken wordt alleen geleverde zorg gedeclareerd. Nu vragen aanbieders om financiële garanties. Wij beoordelen die verzoeken en kijken of we omzetgaranties kunnen geven. Bijvoorbeeld in de vorm van voorschotbetalingen, ondanks dat de zorg nu anders gegeven wordt. Vanuit juridisch oogpunt is dat niet conform contract, maar we vragen onze contractmanagers om een nieuw perspectief op contractmanagement aan te nemen. Eén dat niet alleen gericht is op cijfers en statistieken. Het gaat er nu vooral om dat we een vinger aan de pols houden en ervoor zorgen dat aanbieders niet omvallen. We willen snel een eind aan de onzekerheid maken, zonder overigens té makkelijk geld uit te geven.’

Voorwaarden stellen

Ook de taxibranche, verantwoordelijk voor doelgroepenvervoer, vroeg om een omzetgarantie. ‘Want ook zij hebben doorlopende kosten en personeel dat betaald moet worden’, legt de beleidsadviseur uit. ‘Dat was best ingewikkeld, omdat we doelgroepenvervoer regionaal aanbesteed hebben en de verantwoordelijkheid dus niet bij één gemeente ligt. We besloten in te stemmen met hun verzoek, als addendum op de bestaande overeenkomst. Een wijziging die contractueel mogelijk is onder de noemer “onvoorziene omstandigheden”. Maar wel met voorwaarden.

Marktpartijen aanmoedigen

‘Afspraken met bijvoorbeeld zorgaanbieders of taxichauffeurs gelden voor de hele branche’, zegt Van Diemen. ‘Er is geen tijd en capaciteit om maatwerk toe te passen.’ Hij adviseert aanbestedende diensten om op dit moment ook zo’n praktische houding aan te nemen. ‘Wees daarbij coulant en moedig marktpartijen aan om ook zélf praktische oplossingen te vinden. Hou niet vast aan de verantwoordingsvoorschriften en accountantsprotocollen die je normaal gesproken inzet. Ga ervan uit dat partijen geen misbruik van de situatie maken. Je controleert aan de voorkant; je bekijkt bijvoorbeeld of de stukken die men aanlevert duidelijk zijn en of ze beloven om mee te werken aan eventuele toekomstige terugbetalingen. Je moet ervan uitgaan dat zij eerlijk zijn, totdat het tegendeel bewezen is. Maar reken hen er wel op af als er misbruik wordt gemaakt. Ons vertrouwen betaalt zich in de toekomst hopelijk uit.’

Dit praktijkverhaal is opgemaakt door PIANOo.