Start Leernetwerk pilotgemeenten aanbesteden via SAS zonder emvi

De Jeugdwet en Wmo 2015 worden gewijzigd om aanbesteden in het sociaal domein makkelijker te maken door het laten vervallen van de emvi-verplichting (verplichting aanbieders te selecteren op basis van het criterium: economisch meest voordelige inschrijving). Dit maakt het mogelijk aan te besteden zonder offertes en gunningsmethodieken. Om te laten zien hoe dit in de praktijk werkt en tegelijkertijd op zoek te gaan naar de beste manieren om ruimte in de bestaande aanbestedingsregelgeving te benutten, worden pilots uitgevoerd. De resultaten uit deze pilots worden verwerkt in een Handreiking SAS zonder emvi. Inmiddels ontvangt het programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein signalen dat er steeds meer regio’s en gemeenten willen gaan werken met de SAS zonder emvi procedure.

Er is een leernetwerk opgericht voor de regio’s en gemeenten (pilots) die met een SAS zonder emvi procedure (gaan) werken. Tijdens de bijeenkomsten van dit leernetwerk delen zeven regio’s en gemeenten hun ervaringen met elkaar, problemen waar ze tegenaan lopen en wat mogelijke oplossingen kunnen zijn. Ook worden bijvoorbeeld inkoopdocumenten met elkaar gedeeld. In februari en maart vonden de eerste leernetwerkbijeenkomsten plaats. In de eerste bijeenkomst heeft de regio Zeeland een presentatie gegeven over de inkoop van beschermd wonen door middel van een eenvoudige SAS zonder emvi procedure. In maart stond het thema dialoog en het nader afstemmen van contractvoorwaarden centraal. De gemeente Rotterdam en de regio Noordoost Brabant gaven een pitch over hoe zij de dialoog ingericht hebben in hun SAS zonder emvi procedure.

Eerste bijeenkomst leernetwerk: De inkoop van beschermd wonen door middel van het basisproces SAS zonder emvi

De regio Zeeland heeft beschermd wonen ingekocht met behulp van een eenvoudige SAS zonder emvi procedure. Aanbieders werden aan de hand van minimumeisen geselecteerd en gecontracteerd. Deelnemers aan de eerste bijeenkomst hebben gezien hoe dit in de praktijk werkt, hoe een digitale inlichtingenbijeenkomst werd ervaren en hoe men omgaat met onervarenheid op inkoopvlak van aanbieders. Deze thema’s stonden ook centraal in de discussie die volgde aan de hand van onderstaande stellingen.

Stelling 1: Aanbieders verschillen in de ervaring die zij hebben met inkoop
De pilotgemeenten ervaren een groot verschil in ervaring van aanbieders voor wat betreft het inschrijven op aanbestedingen voor jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning. Voor de minder ervaren aanbieders kan bijvoorbeeld het invullen van een UEA-formulier (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) complex zijn, waarbij een kleine (administratieve) fout kan resulteren in uitsluiting. Ook andere inkoopeisen, zoals de Gedragsverklaring aanbesteden (GVA) en de verklaring belastingdienst, kunnen voor deze aanbieders lastig zijn om op tijd en correct aan te leveren. Deze eisen hoeven echter niet iets te zeggen over de kwaliteit van dienstverlening en de aansluiting op de visie van de aanbestedende dienst. De regio Zeeland heeft om deze reden in haar aanbesteding veel aandacht besteed aan duidelijke communicatie over deze eisen, zoals het delen van een invulinstructie voor het UEA-formulier.

De verschillen in inkoopervaring van aanbieders maken aanbesteden uitdagend voor regio’s en gemeenten. Hoe betrekken zij aanbieders met ruime en minder ruime ervaring in inkoop? De focus zou vooral moeten liggen op een goede aansluiting van de aanbieder op de visie en doelstellingen van de aanbestedende dienst. Daarnaast is van belang dat de inkoop ook zonder fouten verloopt. In de discussie kwamen verschillende initiatieven naar voren, zoals een vraagbaak voor aanbieders over aanbesteden en een landelijk kwaliteitsregister van aanbieders, zodat zij niet belast zijn met het aanleveren van bewijsdocumenten gedurende de vele aanbestedingen waarop zij zich inschrijven.  

Binnenkort zijn de gratis e-learning modules speciaal voor aanbieders beschikbaar, die het programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein heeft ontwikkeld. In deze online lesmodules wordt onder andere aandacht besteed aan het correct invullen van een uniform UEA-formulier. Voor gemeenten zijn er al e-learning modules beschikbaar.

Stelling 2: Verlicht een inlichtingenbijeenkomst de administratieve lasten ten opzichte van een Nota van Inlichtingen?
Een tweede discussie ging over de mate waarin een inlichtingenbijeenkomst administratief luwer is dan een schriftelijke Nota van Inlichtingen (NvI). Een bijeenkomst biedt als voordeel dat aanbieders de mogelijkheid hebben om voort te bouwen op vragen van andere aanbieders en het gesprek op een dieper niveau gevoerd kan worden. Tegelijkertijd ontkomen gemeenten niet aan de verplichting om verslaglegging te doen van de bijeenkomst en deze openbaar te maken, wat administratieve lasten met zich mee brengt. NvI’s leveren geregeld veel vragen op die door meerdere aanbieders tegelijkertijd worden gesteld. Aanbieders krijgen anderzijds niet altijd de gewenste antwoorden en stellen aanvullende vragen in een tweede of derde NvI. Dat levert eveneens extra administratieve lasten op. Een aantal deelnemers geeft aan dat zij een bijeenkomst vooral geschikt vinden bij complexere zorgvormen. Daarnaast vraagt een bijeenkomst goede gespreksvaardigheden van de inkoper.

Het programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein voorziet in deze behoefte door o.a. het aanbieden van een workshop Dialoog of de mogelijkheid tot het vormgeven van een webinar op maat in samenwerking met de aanbestedende regio of gemeente, waarbij de e-learning modules voor aanbieders worden betrokken.  

Tweede bijeenkomst leernetwerk: Dialoog en het nader afstemmen over contractvoorwaarden

De tweede bijeenkomst stond in het teken van het voeren van een dialoog en het nader afstemmen van contractvoorwaarden binnen de SAS zonder emvi procedure. Hierin vindt afstemming over contractvoorwaarden plaats. Meer informatie over de verschillende SAS procedures.

Gemeente Rotterdam en regio Noordoost Brabant pitchen over dialoog
Zowel Gemeente Rotterdam als regio Noordoost Brabant verzorgden een pitch over de wijze waarop zij de dialoog ingericht hebben in hun inkoopprocedure en deelden de geleerde lessen met de andere pilotgemeenten. Daar waar de gemeente Rotterdam in 2020 dialoog heeft gevoerd met aanbieders over thuisplusflats voor ouderen, staat regio Noordoost Brabant aan de vooravond van een dialoog met aanbieders van jeugdhulp.

Een risico van het voeren van een dialoog is dat er gedurende de bijeenkomst vragen worden gesteld die extra uitzoekwerk opleveren, omdat het antwoord nog niet gedurende de dialoog gegeven kan worden. Dit resulteert in extra administratieve lasten. De gemeente Rotterdam ziet goede marktkennis voorafgaande aan de dialoog als een cruciaal aspect om het goede gesprek met aanbieders te kunnen voeren. Zo ontstaat een goed beeld van de aanbieder, naast de wijze waarop een aanbieder zich schriftelijk presenteert.

Ook regio Noordoost Brabant ziet een goede voorbereiding als belangrijke randvoorwaarde voor een geslaagde dialoog. Deze regio heeft in de voorbereiding aanbieders nauw betrokken. Daarbij noemt de regio dat het belangrijk is om de voorbereiding in te richten op basis van vier pijlers:

  • Inhoud;
  • Machtsbalans;
  • Achterban;
  • Procedures & sfeer.

Beide regio’s geven aan dat het voeren van een dialoog intensief is en dat men rekening moet houden met een ruime planning en voldoende capaciteit vanuit verschillende disciplines (inkoop, juristen, beleid, contractmanagement, etc.).

Discussie over randvoorwaarden voor het voeren van een goede dialoog
Na de pitches van de gemeente Rotterdam en de regio Noordoost Brabant werd gediscussieerd over randvoorwaarden voor het voeren van een goede dialoog. Een belangrijk thema daarin was: moet men erop kunnen vertrouwen dat een aanbieder en een aanbestedende dienst er samen uitkomen via het voeren van een dialoog?  Of is het beter om vooraf te beschrijven, op basis waarvan aanbieders uitgesloten kunnen worden, mocht er een impasse ontstaan tijdens de dialoog? Dat hangt ook af van het doel waarmee een dialoog wordt gevoerd en hoe goed de selectie op aanbieder in het voorproces is geweest.

Gemeenten kunnen met elkaar in gesprek gaan over in hoeverre er kaders gesteld moeten worden voor een dialoog en de uitvoering daarvan. Op die manier ontstaat een duidelijker beeld over hoe een dialoog goed gevoerd wordt. Relevante vragen daarbij zijn:

  • Waar heeft een aanbestedende dienst het wel over in de dialoog en waarover niet?
  • Tot op welk detailniveau gaat men met aanbieders in gesprek?
  • Hoe worden de resultaten van de dialoog vastgelegd?

Meer weten?

Het programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein kijkt terug op twee mooie interactieve bijeenkomsten, waarbij sprake was van kennisuitwisseling tussen regio’s en gemeenten. De volgende leernetwerkbijeenkomsten vinden na de zomervakantie plaats.

Heeft u nog vragen, opmerkingen of wilt u sparren over het invoeren van de SAS zonder emvi inkoopprocedure in uw regio of gemeente? Dan kunt u contact opnemen met uw Regioadviseur via de Helpdesk.

Meer informatie over de pilots en de handreiking SAS zonder emvi vindt u onder Wet- en Regelgeving. De workshop Dialoog en andere opleidingen, webinars en workshops vindt u onder Activiteiten en de Agenda.