Praktijkverhaal: Gebundelde krachten in een branchevereniging

Aanbesteden; het blijft een complex proces. Hoewel elke (zorg)aanbieder hiermee te maken heeft, lijkt het voor kleinere (zorg)aanbieders soms een nog grotere uitdaging te zijn. Zij hebben niet de juridische kennis in huis die grote organisaties wel hebben en moeten het vaak ‘opnemen’ tegen de vele grote aanbieders in de regio. Weet dan maar eens duidelijk te maken waarom jouw aanbod van goede kwaliteit is en waarom de regio specifiek met jou in zee moet gaan…

Dit waren de gedachten van een groep kleine zorgaanbieders in de regio Midden-IJssel/Oost Veluwe. De oplossing? Zich verenigen in een branchevereniging. Wij spraken met Theo van de Schepop en Peter Hagen over dit initiatief.

Theo en Peter hebben als voorzitter en secretaris hun Branchevereniging Zorgcollectief Midden-IJssel / Oost Veluwe de afgelopen jaren zowel zien groeien in grootte als in status. Naast zijn rol als voorzitter is Theo directeur van zorgaanbieder Habitat Lekker Leven, waar jong en oud begeleid wordt om eigen kracht, zelfredzaamheid en het sociale netwerk te versterken. Peter is autismespecialist en zzp-er onder de naam Zorgparaat, gespecialiseerd in het begeleiden van tieners en jongvolwassenen met autisme.

Theo en Peter delen hun verhaal graag op in drie stukken, gebaseerd op de ontwikkelfases van de branchevereniging: 1.0, 2.0 en 3.0. De 1.0 versie speelt zich af in het verleden, waarbij werd gestart met een organische groep ondernemers, die samen het zorgcollectief vormde. De 2.0 versie vindt plaats in het heden en is een doorgroei naar een branchevereniging waar steeds meer ruimte is voor structuur en professionalisering. In de toekomst staat de 3.0 versie op de planning: de ontwikkeling naar een lerend netwerk waarin een steeds grotere expertiserol in de regio wordt vervuld.

Versie 1.0: Het begin van het zorgcollectief

‘Practice what you preach’ als aanleiding

De 1.0 versie brengt ons jaren terug, toen het zaadje voor de branchevereniging werd geplant. Theo was eerder werkzaam als directie- en bestuurslid van ziekenhuizen en keek destijds al kritisch naar verschillende zaken in de zorgwereld: “De verantwoordelijkheden die zorgprofessionals hadden, leken scheef te lopen. Naast de verantwoordelijkheid voor de organisatie en het uitvoeren van randvoorwaardelijke activiteiten, moeten ze vooral zorgprofessional kunnen zijn.” Hierover gaf Theo leiderschapstrainingen en opleidingen die zorgprofessionals ondersteunden met als centraal thema persoonlijk leiderschap. Al snel smaakten de trainingen in de zorgwereld naar meer. Theo: “We wilden laten zien dat wat we anderen leerden, ook echt kon in de praktijk.” Zo ontstonden de eerste zorginitiatieven, nu bekend als Habitat-lekkerleven.

Tijdens de decentralisatie konden regionaal (kleine) zorgaanbieders zich inschrijven voor de contractering van de Wmo en de jeugdzorg. Dit was voor velen een complex en nieuw traject. Theo denkt terug: “Ik weet nog dat het heel onduidelijk was, ik wist niet waar ik moest beginnen. Hoe werkt dat inkopen precies, hoe verhoud je je goed tot de gemeente? Wat bleek? Meer mensen hadden dit gevoel. Toen zijn we elkaar gaan helpen, zodat de lasten wat beter te dragen waren." Alle ondernemers waren bezig met het voldoen aan voorwaarden om een contract bij de gemeente te krijgen. Theo: “Er ontstond verwarring en onrust, met vragen over hoe men zaken als contractvorming moest regelen. De gemeente bood de gelegenheid om vragen te stellen, maar soms wil je iets delen met collega’s.”

Deze kennisdeling beviel goed. Theo: “We hebben toen de stoute schoenen aangetrokken en contact met de gemeente gezocht om te vragen of we een lokale branchevereniging konden vormen.” Peter: “Binnen de context van de aanbesteding bestond daarmee een samenwerking. Iedereen heeft wel zelfstandig een raamovereenkomst afgesloten met de gemeente.” De gemeente erkende het initiatief brancheorganisatie voor gemeentelijke inkoop. Daarmee was de 1.0 versie geboren, destijds onder de noemer ‘zorgcollectief’.

Samenwerking tussen aanbieders en de Mededingingswet

Samenwerking tussen concurrerende aanbieders kan bevorderend zijn voor de kwaliteit zoals beschreven in dit praktijkverhaal, maar het kan ook tot onbedoelde nadelen voor de cliënt leiden. De Autoriteit Consumenten Markt let erop dat aanbieders van jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning zich aan de regels voor eerlijke concurrentie houden. Binnen die regels is veel samenwerking mogelijk. Meer weten? Bekijk de leidraad Samenwerking in de zorg. De aanbieders in dit praktijkverhaal schrijven niet als één partij in op aanbestedingen en spreken onderling niet over de inhoud van hun offertes.

Een gedeelde visie met passie, plezier en ondernemerschap

Maar, vragen wij ons af, wat maakt deze branchevereniging uniek? Peter licht toe: “Wij hebben de gemene deler dat wij ondernemers zijn die kleinschalige zorg leveren. Naast dat wij ondernemend zijn, hebben wij vooral veel passie en plezier in ons werk. Dat verbindt.” Het verbinden gebeurde al vanaf het begin en was voor Peter zelfs een reden om het zorgcollectief te betreden. Peter: “Toen ik in 2015 startte met mijn praktijk, moest ik een netwerk opbouwen. Dat was mogelijk in het zorgcollectief. Ook kon ik hierdoor ontdekken welke thema’s er speelden bij andere kleine aanbieders. Het was fijn om mensen in soortgelijke situaties te leren kennen, herkenning te zoeken en gezamenlijk op zoek te gaan naar wat mogelijk was.”

Het was fijn om mensen in soortgelijke situaties te leren kennen, herkenning te zoeken en gezamenlijk op zoek te gaan naar wat mogelijk was.

Thema’s waarin die herkenning werd gezocht én gevonden, waren bijvoorbeeld inkoop, visie, zorgvernieuwing, transitie, deskundigheidsbevordering en ICT. Gezamenlijk ging de groep op zoek naar antwoorden en mogelijkheden. Concreet werd bijvoorbeeld gepraat over het creëren van een ICT-omgeving en het laden van certificaten in Vecozo. De gedeelde visie en de urgentie van de besproken thema’s resulteerde in een ‘zelfhulpgroep’ van 10 tot 15 mensen. “Maar”, lacht Theo, “die fase zijn we intussen ontgroeid.”

Versie 2.0 – De doorgroei naar branchevereniging

Professionaliseren kun je leren

Met het ontgroeien start een nieuwe fase in het heden, een branchevereniging zorgcollectief 2.0. Theo: “Eerder bestond ons netwerk puur uit het netwerkverband en het feit dat we allemaal mee wilden doen met aanbestedingen. We wisten wie welke expertise had en wie waarmee hulp kon bieden. Hierdoor konden we elkaar helpen met vragen waarmee we zaten tijdens de aanbesteding. Er was nog niet veel georganiseerd in ons netwerk, het was heel informeel. Als ik een vraag voor Peter had, belde ik hem en dacht hij mee.” Langzaam ontstond ruimte om verder te kijken naar de mogelijkheden: het was tijd voor een professionaliseringsslag van ons netwerk met een focus op deskundigheid, kwaliteit en bekendheid. Een aantal dingen werd inderdaad geprofessionaliseerd. Er kwam meer structuur in de branchevereniging, doelen werden opgesteld en zaken als de kennismakingsprocedure werden uitgewerkt.

Peter: “We gingen steeds meer gestructureerd te werk. Dit leidde tot ons eerste georganiseerde project, een ICT-project. Hierdoor gingen wij gebruik maken van dezelfde ICT-software, wel allen met individuele contracten. Leden konden een training van een dag krijgen, waarin ze meer informatie kregen over te gebruiken software.” Verder is een intervisie opgezet die één keer per zes weken plaatsvindt. Hierin wordt casuïstiek besproken en is er aandacht voor persoonlijke ontwikkeling van de leden. Peter: “Dat is belangrijk, want wij zijn een lerend netwerk. Hier komt ontwerpen, leren en evalueren aan de orde, dat past echt bij ons.” Ook loopt er nu een project waarbij een kwaliteitssysteem wordt opgezet, gelinkt aan de ISO-certificatie. Peter: “Dit sluit aan bij onze visie, waar kwaliteit voorop staat. We willen in de toekomst staan voor één label, met één kwaliteitssysteem. Hiervoor loopt nu een pilot.”

Het tweede punt, het opstellen van doelen, richt zich vooral op het vergroten van de bekendheid van en daarmee het vertrouwen in de branchevereniging. Het opzetten van een kwaliteitssysteem draagt daaraan bij. Theo: “Doel is dat de gemeente weet dat partijen die bij ons zijn aangesloten goede kwaliteit leveren. Zo kunnen we met de gemeente werken vanuit vertrouwen, met een positieve insteek.” Bekendheid en regionale binding helpt bij het creëren van een vertrouwensband met andere partijen. Theo: “We steken veel energie in het leren kennen van partijen om vanuit die bekendheid steeds de verbinding maken.” De partijen waar Theo aan refereert, zijn bijvoorbeeld het Centrum voor Jeugd en Gezin voor zaken rondom de toegang, of accountmanagers van de gemeente. Door het contact met de accountmanagers is de branchevereniging erkend als partij in het veld. Theo: “Er zit ook een gemeentelijk belang bij dat je makkelijk met elkaar in gesprek kan komen: wij zijn ten slotte allemaal aanbieders met een contract bij de regio.” Nu weet de branchevereniging wie ze kunnen spreken bij de gemeente en kent de gemeente het bestuur van de branchevereniging. Zo spreken leden van de branchevereniging bijvoorbeeld met accountmanagers bij de gemeente over zaken als tarieven, innovatie en toegang tot zorg. Het duo geeft toe, het contact kan nog beter, frequenter en met meer onderling vertrouwen. “Maar dat gaan we in de 3.0 versie oplossen,” lachen ze. “Het begin is er!”

Het derde punt in de opsomming betreft de meer praktische zaken, zoals de kennismakingsprocedure. Theo: “Je verbinden in een collectief is heel kwetsbaar. Individuele zaken als fraude of faillissement stralen uit op het collectief.” Daarom ligt de focus bij de kennismaking op kwaliteit, rechtmatigheid en integriteit. Hoewel er geen ‘hard’ stappenplan wordt doorlopen, is de opbouw per aanmelding uniform. Het duo licht toe: “Het begint met een aanmelding en kijken of iemand aan de basiseisen voldoet. Is er een kwaliteitssysteem, heeft de zorgaanbieder een contract met de zorgregio Midden-IJssel/Oost-Veluwe? Dat laatste is voor ons belangrijk, omdat we op zoek zijn naar regionale binding. Als de aanbieder aan de basiseisen voldoet, gaan we met iemand in gesprek en kijken we op locatie. Naast het leveren van kwaliteit van zorg, zijn we geïnteresseerd in de motivatie om aan te sluiten bij de branchevereniging.” In de regio wordt deelname aan een branchevereniging als selectiecriterium meegenomen, dus daarin kan de motivatie om toe te treden verschillen. Theo: “We proberen in te schatten of mensen alleen voor een handtekening komen om ergens lid te zijn of dat ze oprecht iets te halen én te brengen hebben. Hiervoor zijn we op zoek naar actieve participatie, en gezond verstand.” In de branchevereniging wordt na toetreding verwacht dat je een rol in het geheel hebt, waardoor kennis en kunde overgedragen kan worden aan collega’s. Omdat het evenwicht tussen halen en brengen van expertise wordt geborgd, is een hoge contributie niet nodig. Theo: “De contributie ligt rond de € 425 per jaar per aanbieder. Daarmee financieren we lopende projecten en concrete dingen als informele netwerkbijeenkomsten, intervisies en deskundigheidsbevordering.” Momenteel bestaat de branchevereniging uit circa 28 deelnemers.

Leden hebben kennis en kunde te halen én te brengen.

Toegevoegde waarde van de branchevereniging

Wat dit netwerk de zorgaanbieders zelf biedt moge duidelijk zijn: meer kennisdeling, een netwerkfunctie, georganiseerde activiteiten en in de toekomst een uniform kwaliteitssysteem. Maar wat levert het op voor de andere spelers in het veld? Peter licht de belangrijkste speler toe, de cliënt: “Door de branchevereniging zijn wij zichtbaarder voor de cliënt en kunnen zij ons gemakkelijker vinden. Vervolgens ervaren zij de voordelen van de kleine zorgaanbieder: wij zijn flexibel en makkelijk benaderbaar. Wij hebben geen wisselingen van personeel en bieden stabiliteit aan de cliënt. Dat geeft zo een stuk minder spanning voor de cliënt ten opzichte van grote organisaties.” Theo vult aan: “Wij hebben geen grote financiële afdeling, geen geld in stenen en beton. Dat maakt het leven aangenaam, dan kun je op de inhoud focussen. Het gaat bij ons om laagdrempeligheid. Dat kleinschalige, dicht in de buurt, maakt dat cliënten snel en persoonlijk worden geholpen.” Daarnaast bevat de branchevereniging veel specialismen. Peter: “Grote organisaties weten overal een beetje van, zij hebben vaak een brede doelgroep. De kleine aanbieders hebben vaker een klein stukje hoog-specialistische expertise.” Onderling verwijzen de aanbieders in de branchevereniging naar elkaar door, zodat de cliënt zo snel mogelijk de meest passende zorg kan ontvangen. Theo: “Het belangrijkste is dat we elkaar kennen en weten wat iemand te bieden heeft, anders kun je niet doorverwijzen. Een voorbeeld is een gedragskundige, die wij niet allemaal los in dienst hebben. Voor veel programma’s is een validatie door een gedragskundige nodig. De gedragskundige die lid is van de branchevereniging doet voor meerdere aanbieders het werk. Zo hoeven wij niet iedereen zelf in dienst te nemen, maar kunnen we wel het hele palet leveren.”

Ook voor de gemeente levert het zorgcollectief duidelijk meerwaarde, legt Peter uit: “De opbrengst voor de gemeente is dat de zorg geconcentreerd wordt binnen een bepaalde groep, in plaats van een versplintering van veel kleine partijen. Nu is het één gezicht met één bestuur.” Door het op te zetten kwaliteitssysteem weet de gemeente straks ook met zekerheid dat alle aanbieders die onder de branchevereniging vallen, goede partners zijn om mee te werken. Tot op heden hebben alle leden allen een individueel contract, wat past bij hun ondernemersgeest.

Versie 3.0 – De ontwikkeling van een lerend netwerk

Wat brengt de versie 3.0 in de toekomst? Eén ding is duidelijk: het brengt geen grote uitbreiding. Theo: “Het succes zit in de kleinschaligheid en de regionale binding. Onze doelgroep is juist mooi afgebakend, daarom hebben wij ook geen ambitie om te groeien. Wat zou een aanbieder uit Amsterdam bij ons moeten?” Uiteraard kan een dergelijke branchevereniging voor andere kleine zorgaanbieders in andere regio’s ook een mooie manier zijn om hun krachten te bundelen.

Het succes zit in de kleinschaligheid en de regionale binding.

Meer vertrouwen, minder bladzijden

Waar een uitbreiding in volume niet wenselijk blijkt, is een uitbreiding in de samenwerking met de gemeenten uit de regio dat wel. Theo: “In de 3.0 versie willen we het strategisch partnerschap met de regio verder uitwerken. Bij de contracteringsfase in 2019 konden we al input geven op de concepten van de inkoopdocumenten. Eerder was dat niet mogelijk geweest, dan waren wij als individuele zorgaanbieders nooit in de gelegenheid geweest om met zorginkopers te praten. Nu willen we de samenwerking laten doorgroeien en een nog slagvaardiger partner worden voor de gemeente en voor onszelf.” Een voorbeeld waar dit voornemen mooi naar voren komt, is de inspiratiebijeenkomst van de branchevereniging die onlangs plaats vond. Doel daarbij is om kennis ‘van buiten naar binnen’ te halen. Theo: “De gemeente heeft daar gepresenteerd waar ze nu staan en tegen welke problemen ze aan lopen. Vanuit daar hebben we thema’s opgezet, die nu worden uitgewerkt. Met elkaar kunnen we valideren en aanvullen.”

De stip op de horizon is dat de branchevereniging zodanig een bestaansrecht en vertrouwensrelatie met de gemeente heeft, dat zaken op kwalitatief of financieel gebied als gegeven worden beschouwd. Theo: “Met meer vertrouwen heb je minder controle nodig. Mijn droom is dat een contract op 2 A4’tjes kan. Bureaucratie eruit en vertrouwen hersteld.” Eerder was een raamovereenkomst tussen de gemeente en de aanbieders bijna 100 pagina’s. Theo: “Als je dat als kleine ondernemer allemaal door moet spitten, heb je bijna wel een jurist nodig. Dan draait het om wantrouwen, daarom is er meer controle. Dat merken wij momenteel aan de controlerondes, VOG’s, het aanleveren van diploma’s, kwaliteitsbezoeken en de massa’s aan documenten die wij moeten uploaden om inzicht te geven in wat we doen.”

Bureaucratie eruit en vertrouwen hersteld.

Een concrete mijlpaal in de 3.0 versie is de nieuwe aanbesteding in 2024. Peter: “De regio heeft aangegeven terug te willen gaan naar minder aanbieders. Daar schrikken we van, daarom moeten we als collectief handelen.” Dit kan vanuit één stem als branchevereniging, maar dit kan ook door als losse aanbieders allemaal hetzelfde te communiceren – daar zijn ze nog niet uit. Daarnaast is het doel om voor de nieuwe aanbesteding het nieuwe kwaliteitssysteem klaar te hebben. Theo: “Hopelijk draagt dat bij aan de vertrouwensrelatie.”

Drie succesfactoren

Volgens Theo en Peter zijn er concreet drie succesfactoren voor de branchevereniging:

  1. Urgentiebesef: De aanbestedingen van de regio zijn de aanleiding geweest, de druk van buiten. Theo: “Anders waren we niet zo ver met elkaar gekomen.”

  2. Commitment: De groep is toegewijd om elkaar op te zoeken, heeft intrinsieke motivatie en wil echt iets met elkaar bereiken. Hier groeit de branchevereniging steeds verder in. Peter: “Eerst werkten we in het hier en nu. Nu willen we meer focussen op strategie en welke stappen we daarvoor moeten zetten.”

  3. Lokale verbondenheid: Doordat er lokaal en regionaal wordt gehandeld, weet men elkaars expertise goed te vinden.

Kruiwagen vol kikkers

Als we Theo en Peter om een mogelijk nadeel of een uitdaging vragen, moeten ze even nadenken. “Wij zijn een ‘kruiwagen vol kikkers’, waar iedereen zijn eigen mening heeft. Dat gaat vaak heel goed, maakt het leuk en geeft juist energie. Maar het brengt ook uitdagingen met zich mee. Daardoor is het soms lastig om afstemming te hebben. Uiteindelijk lukt dat en maakt de discussie juist scherp wat we naar buiten brengen.”

Ook noemt Peter een andere uitdaging: tijd. “In mijn eentje bén ik mijn organisatie. Daarom heb ik maar beperkt tijd om me in te zetten voor de branchevereniging.” De benodigde inzet wisselt, maar varieert tussen een halve dag en een dag per week. Peter: “Dat gaat ongemerkt eigenlijk, het is voor het goede doel.” Theo benadrukt het uitgangspunt: “De tijd die het kost, moet energie opleveren. Daar moet een balans in zitten. Maar ik vind het de tijd waard. Alleen had ik misschien wel heel andere keuzes gemaakt. Nu zijn de keuzes veel meer afgewogen en hebben veel meer diepgang.”