Pilot regio Zeeland: contracteren zonder offertes en gunningscriteria

De Jeugdwet en Wmo 2015 worden gewijzigd om aanbesteden in het sociaal domein makkelijker te maken. Om te laten zien hoe dit kan werken in de praktijk en op zoek te gaan naar de ruimte die de aanbestedingsregelgeving biedt, worden dit jaar pilots gedraaid. Het programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein begeleidt in samenwerking met Significant Groep pilots om eenvoudiger aan te besteden met een SAS-procedure. Een van de pilots wordt uitgevoerd door de regio Zeeland waar beschermd wonen wordt ingekocht voor het kalenderjaar 2021. Het zo eenvoudig mogelijk selecteren van aanbieders, door middel van een duidelijke en snelle procedure waarin zowel gemeenten als aanbieders ontlast worden van administratieve handelingen, staat centraal.

Wat wil men in de regio bereiken?

De dertien Zeeuwse gemeenten (Borsele, Goes, Hulst, Kapelle, Middelburg, Noord-Beveland, Reimerswaal, Schouwen-Duiveland, Sluis, Terneuzen, Tholen, Veere, Vlissingen) werken samen in de inkoop van beschermd wonen, dat uitgevoerd wordt door het College Zorg en Welzijn (een bestuurlijk overleg van de dertien Zeeuwse gemeenten en provincie). De gemeente Vlissingen is als centrumgemeente in Zeeland, opdrachtgever voor het onderdeel beschermd wonen.

De regio heeft een duidelijke transformatieopgave voor de periode 2021 – 2025 geformuleerd, waarbij ze zich onder andere richten op vier ontwikkelingen:

  • investeren in preventie;
  • vroegsignalering;
  • doorstroom;
  • afschaling.

De regio wil de samenwerking met aanbieders hiervoor intensiveren. Om deze doelstelling te realiseren, moeten de huidige contractafspraken met aanbieders, die tot 2021 lopen, worden aangepast. Deze aanpassing richt zich op het beter meetbaar maken van prestaties van aanbieders. Dit vraagt om een zorgvuldig proces. Daarnaast vindt er in 2021 een uitstroom van cliënten van beschermd wonen uit de Wmo naar de Wlz plaats. De regio kampt met een grote mate van onzekerheid over het totaal aantal cliënten met een voorziening voor beschermd wonen in relatie tot het door het Rijk beschikbaar gestelde budget hiervoor.

Hoe sluit het inkooptraject hierop aan?

Mede door de bovenstaande onzekerheid kiest de regio ervoor om beschermd wonen voor het kalenderjaar 2021 te continueren door in te kopen door middel van een vereenvoudigde SAS-procedure (overbruggingscontract). Gedurende het contractjaar 2021 wordt dialoog gevoerd met aanbieders om inhoudelijk verder te werken aan transformatiedoelen en om de uitkomsten van de genoemde onzekerheden goed te kunnen verwerken. De regio creëert hiermee tijd om de aanbesteding van 2022-2024 zo goed mogelijk voor te bereiden.

Slechts minimumeisen

De regio wil een overzichtelijk aantal inschrijvingen realiseren en tegelijkertijd de volledige markt de kans geven om in te schrijven. De regio kiest er daarom voor met een beperkt aantal uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen te werken, waardoor het voor aanbieders relatief eenvoudig is om op de aanbesteding in te schrijven. Er wordt dus geen gebruik gemaakt van offertes of gunningscriteria. Er wordt wel geselecteerd op voldoende ervaring, zodat altijd goede zorg geleverd kan worden. De regio vindt het belangrijk om aanbieders te contracteren die ervaring hebben met de verschillende vormen van beschermd wonen. Voor de meest lichte vorm van ondersteuning, intensieve begeleiding thuis, kunnen aanbieders alleen meedoen, wanneer zij ook inschrijven – en dus ervaring hebben - op minstens één perceel met een meer intensieve vorm van beschermd wonen.

Korte doorlooptijd

Met het hanteren van enkel minimumeisen (uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en uitvoeringseisen) is het binnen de SAS-procedure ook mogelijk om een passende, relatief korte, doorlooptijd te hanteren. Dat wil zeggen: doen van een vooraankondiging voorzien van de juiste documenten. De regio gebruikt hiervoor modelbepalingen1 (proceduredocument, inhoudelijk document en juridisch document). Het doen van een aankondiging is in de SAS-procedure niet nodig. Vervolgens heeft de regio een inlichtingenbijeenkomst georganiseerd om vragen te beantwoorden. De inschrijvingen zijn, op basis van de geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden, getoetst aan minimumeisen die betrekking hebben op de aanbieder. Omdat geen offertes zijn gevraagd en niet met gunningscriteria wordt gewerkt, gaat deze toetsing relatief vlot en kan snel na de inschrijving worden gegund. De regio gaat binnenkort een overeenkomst aan met de geschikte aanbieders.
 

1 Voor de inkoop van dienstverlening binnen de Wmo en Jeugdwet 2015 zijn modelbepalingen opgesteld. Momenteel worden ook specifieke modelbepalingen voor beschermd wonen ontwikkeld.

Inlichtingenbijeenkomst

De centrumgemeente heeft er binnen de SAS-procedure voor gekozen om een inlichtingenbijeenkomst te organiseren. Het voordeel van een bijeenkomst, in tegensteling tot een papieren vraag en antwoordronde, is dat aanbieders in een transparant gesprek met de regio vragen kunnen stellen, antwoorden krijgen en vervolgens ook kunnen doorvragen op antwoorden van de gemeenten. Aanbieders die niet aanwezig konden zijn bij deze bijeenkomst hebben de mogelijkheid gehad om schriftelijk vragen te stellen. De gegeven antwoorden van de centrumgemeente tijdens de inlichtingenbijeenkomst zijn vervolgens verwerkt in een Nota van Inlichtingen. Er werden vooral vragen over de inhoud en in mindere mate over de procedure gesteld. Dit laat zien dat de gekozen SAS-procedure duidelijk was voor de aanbieders.

De beoogde verandering en effecten op gemeenten en aanbieders

Het doel van de nieuwe wetgeving is het vereenvoudigen van het aanbestedingsproces. Met de pilot in de regio Zeeland is gekeken naar hoe zonder gunningscriteria en offertes toch eenvoudig gecontracteerd kan worden. Dit past goed bij het overbruggingscontract dat de regio wilde sluiten. Het eenvoudig contracteren heeft de regio gedaan door het stellen van scherpe minimumeisen die tegelijkertijd gemakkelijk verantwoord kunnen worden door aanbieders. Hiermee wordt de administratieve last die ontstaat ten gevolge van een uitgebreid gunningsmodel (in het kader van EMVI) ontnomen en kan de regio Zeeland wel de kwaliteit van de aanbieders borgen. Voor aanbieders is de administratieve last van het aanbesteden fors lager doordat zij geen offertes in hoeven te dienen.

Inzicht in de mogelijkheden voor vereenvoudigde SAS-procedure vertaald naar een procesbeschrijving en handreiking

De aanbesteding in de regio Zeeland is voortvarend van start gegaan. Aanbieders konden zich tot eind november inschrijven, waarna getoetst wordt of aanbieders aan uitsluitingsgronden en minimumeisen voldoen. Het programma verwacht met deze pilot inzicht te krijgen in een zo mogelijk eenvoudiger manier van aanbesteden, waarin geselecteerd wordt op aanbieder (in plaats van aanbieding) binnen de kaders van de SAS-procedure. De inzichten uit deze en de overige pilots worden verwerkt in procesbeschrijvingen en een handreiking.