Handreiking ‘Kwaliteitskaders en -standaarden bij inkoop jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning’

Door kwaliteitscriteria in inkoopdocumenten op te nemen, stuurt u als gemeente op de kwaliteit van ondersteuning en zorg voor inwoners in een kwetsbare situatie. Bij het opnemen van (op de wet aanvullende) kwaliteitscriteria in inkoopdocumenten is het van belang om vooraf te bedenken: waar wilt u als gemeente echt op sturen, hoe voorkomt u dat de administratieve last van aanbieders oploopt en hoe kunt u het leren & verbeteren met aanbieders en inwoners inrichten?

In de handreiking ‘Kwaliteitskaders en -standaarden bij inkoop jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning’ vindt u verschillende kwaliteitskaders uit de sector, die geheel of gedeeltelijk opgenomen kunnen worden in inkoopdocumenten. Verder is er een voorbeeld van kwaliteitscriteria die de gemeente Leeuwarden heeft opgenomen in inkoopdocumentatie, welke mogelijk voor u interessant zijn. Binnenkort volgen er meer praktijkvoorbeelden.

Hieronder starten we met een checklist voor het bouwen aan kwaliteit.

Checklist voor bouwen aan kwaliteit bij inkoop

In de Jeugdwet en Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 staan de wettelijke kwaliteitseisen aan jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning benoemd. U kunt als gemeente ‘vooraf’ sturen op kwaliteit door in aanvulling hierop aanvullende kwaliteitseisen in inkoopdocumenten te stellen. Die eisen kunt u samen met aanbieders en inwoners ontwikkelen en vervolgens vastleggen in inkoopdocumenten. De Handreiking kwaliteitscriteria jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning voor inkoop (2020) biedt handvatten voor dit proces.

Kwaliteit is geen vast gegeven. Visie op kwaliteit en hoe u kwaliteit kunt verbeteren verschuift door de jaren heen. Op basis van de uitgevoerde verkenningen (zie hierna) en het gesprek daarover met gemeenten en aanbieders, geven we aan inkopers, contractbeheerders en beleidsadviseurs de volgende tips mee voor het verder bouwen aan kwaliteit.

Checklist voor bouwen aan kwaliteit bij inkoop
1. Focus op visie en resultaat

Bedenk wat u als gemeente wilt bereiken qua maatschappelijk resultaten en outcome van voorzieningen; welk effect beoog u in een wijk en bij inwoners? Vul dat desgewenst aan met wat u wilt (doen) bereiken in de samenwerking met en tussen aanbieders. 

Het is van belang om op basis van de visie en te bereiken maatschappelijke resultaten in het sociaal domein te bedenken welke kwaliteitscriteria daar (het meest) aan bijdragen en expliciet meegenomen moeten worden in de inkoop. Op die manier zijn kwaliteitscriteria in de inkoop ook daadwerkelijk een sturingsinstrument om ambities op maatschappelijk en cliëntniveau in het sociaal domein te realiseren.
2. Geef gewenste richting aan en benoem leidende principes

Geef richting aan wat u wilt bereiken. Welke stappen wilt u de komende periode met aanbieders maken? Een handig hulpmiddel zijn leidende principes. Bepaal een aantal leidende principes die professionals handelingsperspectief geven en antwoord op de hoe-vraag. In de publicatie Leidende principes geven richting aan het sociaal domein (2020) is te lezen wat leidende principes zijn, waarvoor ze bruikbaar zijn en wat ze waardevol maakt. Om zinvol te werken met leidende principes is het van belang: dat u ze samen met aanbieders, professionals en inwoners formuleert, verschillende perspectieven meeneemt en ook rekening houdt met diversiteit, dat de leidende principes gedragen zijn, dat ze logisch met elkaar samenhangen, dat ze concreet worden doorvertaald in alle stappen van beleid(safspraken), inrichting, uitvoering en evaluatie, en dat ze blijvend onderwerp van gesprek zijn om zo te leren en verbeteren.

3. Ga in dialoog met betrokkenen (aanbieders, professionals) Zeker wanneer u als gemeente transformatie in het sociaal domein voorstaat, is regelmatig overleg met aanbieders van belang. Zowel voor als na de inkoopronde. Het helpt om doelen gezamenlijk te onderschrijven. De opstellers van de Handreiking Dialoog (2020) zien een continue dialoog gericht op samenwerking en partnerschap als noodzakelijk. Want: zonder dialoog geen partnership en zonder partnership geen dialoog. Stimuleer ook het gesprek tussen aanbieders en professionals. Ga in gesprek over de bedoeling van de richting, want intrinsiek gemotiveerde kwaliteitsverbetering werkt beter dan extrinsiek gemotiveerde. Een handig hulpmiddel is het professioneel statuut (zoals bijvoorbeeld Model professioneel statuut voor jeugdhulp en jeugdbescherming) waarbij u in gesprek gaat over verantwoordelijkheden tussen organisatie en professional. Aandachtspunt: wanneer de kaders zijn gezet, laat het dan zoveel mogelijk aan professionals en inwoners om te doen wat van betekenis is.  
4. Betrek inwoners en ervaringsdeskundigen Niet alleen de dialoog tussen gemeente en aanbieders, maar ook de open dialoog met inwoners, cliënten, ervaringsdeskundigen en vrijwilligers is van belang. Zij kunnen vanuit hun ervaringen aangeven wat er wel en niet toe doet qua inhoud en proces.
5. Gebruik kwaliteitskaders en -standaarden Benut bij het benoemen van kwaliteitscriteria de denkkracht van anderen door gebruik te maken van bestaande kwaliteitskaders en -standaarden. Branches en beroepsgroepen hebben vaak al goed doordacht wat goede kwaliteit is en hoe u dit kunt bereiken. Gebruik deze en gebruik ook wetenschappelijke kennis over ‘wat werkt’ (zie hierna). Zeker in de inkoopdocumenten voor bepaalde ondersteuningsvormen kan hier goed gebruik van worden gemaakt. Sluit waar mogelijk ook aan bij aanvullende kwaliteitscriteria die aanbieders al hanteren.
6. Vertrouw op certificering, beroepsregistratie en toezicht  Bedenk dat borging van en toezicht op kwaliteit ook al gebeurt via de gestelde eisen bij certificering van (zorg)organisaties zoals HKZ, ISO of het Kwaliteitslabel Sociaal Werk, in beroepsregisters voor professionals als SKJ en Registerplein en in onderzoek door de inspecties zoals IGJ en TSD. Voorkom dat er dubbelop getoetst gaat worden. Beperk de kwaliteitscriteria in inkoopdocumenten zoveel mogelijk tot dié waar u echt op wilt sturen als gemeente.
7. Start een proces; check, act en leer

Je kunt op meerdere momenten bouwen aan kwaliteit:

1. vooraf in het inkoopproces en de inkoopdocumenten
2. tijdens de uitvoering van de gecontracteerde ondersteuning en zorg door tussentijdse monitoring en door regelmatig met elkaar in gesprek te gaan over de voortgang
3. naderhand via toezicht en monitoring.

Start een proces van leren en verbeteren en gebruik daarbij de plan-do- check-act-methodiek, die bijvoorbeeld ook terugkomt in het Kwaliteitskompas sociaal domein. Vaak krijgen de ‘check’ en de daaropvolgende ‘act’ in de plan-do-check-act-cyclus onvoldoende aandacht. Zorg voor overeenstemming tussen gemeenten en aanbieders (en inwoners) over wat en wanneer zij in beeld brengen over de bereikte resultaten. Voer daarover vervolgens met regelmaat het kwaliteitsgesprek. Wanneer er ruimte is voor leren & verbeteren kunnen aanbieders en gemeente(n) invulling geven aan verbetering en innovatie.
8. Vraag kwaliteit te onderbouwen en monitoren Vraag aanbieders om de invulling van (de meest belangrijke) kwaliteitscriteria te onderbouwen, met data en ervaringen. Attendeer hen op de gemeentelijke monitor sociaal domein, waaruit zij informatie kunnen halen, relevant voor hun aanbod. Vraag aanbieders ook op welke manier zij willen gaan monitoren. Het doet er toe dat de aanbieders met de hoogste kwaliteit een opdracht krijgen en niet zozeer de beste tekstschrijvers.
9. Voorkom verdere administratieve last Om te voorkomen dat aanbieders van ondersteuning en zorg (en vervolgens gemeenten zelf) nog meer tijd moeten besteden aan administratie rond inkoop en aanbesteding per gemeente, is het van belang om de inkoopdoelen en -voorwaarden in een (jeugdhulp)regio zoveel mogelijk gelijk te trekken. Daar waar er echt een uitzondering voor een gemeente nodig is, zou een specifieke aanvulling op de overall-inschrijving moeten kunnen volstaan. Less is more. Het stellen van eisen vraagt om verantwoording. Zorg voor ook waardevolle administratie en registratie. Kijk naar het rapport Monitoring in het sociaal domein, bekeken vanuit de praktijk (2020).
10. Laat u inspireren Inkoopdocumenten van andere gemeenten kunnen een inspiratiebron zijn. Passages in hun documenten kunnen inspireren (zie onder 3.). Laat u ook inspireren door op werkbezoek te gaan en betrokkenen te bevragen over hun aanpak en ervaringen.
11. Benut ook andere sturingsmogelijkheden Realiseer u dat het opnemen van aanvullende kwaliteitscriteria in inkoopdocumenten één van de sturingsmogelijkheden is, naast bijvoorbeeld de keuze voor een van de uitvoeringsvarianten en/of voor beperking van het aantal (hoofd)aanbieders.