Heldere geschiktheidseisen en selectiecriteria plus keuze voor lumpsumfinanciering in Leeuwarden

Gemeente Leeuwarden heeft sinds 1 januari 2021 een nieuwe werkwijze voor de Wmo. Via aanbestedingen zijn vier uitvoerders geselecteerd: één voor de Basisondersteuning, twee voor Hulp bij het huishouden en één voor Aanvullende ondersteuning, Thuisondersteuning en Dagbesteding. Op deze laatste vorm van ondersteuning gaan we in dit artikel in. Leeuwarden stelde (kwalitatieve) eisen en criteria aan inschrijvers. Om goede en passende ondersteuning aan inwoners te bieden, stelt de gemeente de eis dat de te contracteren aanbieders aanvullende ondersteuning, thuisondersteuning en dagbesteding kunnen bieden bij allerlei typen problematiek van inwoners. En een van de selectiecriteria was dat de aanbieder goed samenwerkt met de sociale basis en de uitvoerder van de Basisondersteuning. De keuze voor een lumpsum financiering* – één overall budget waarmee de aanbieder de hele doelgroep moet bedienen - moet aanbieders de ruimte geven om het ondersteuningsaanbod te transformeren in de richting die de gemeente voor ogen heeft.

Luchtfoto Leeuwarden

Cristien Bajema en Monique Coenen van gemeente Leeuwarden en Elly Weel van Windkracht058, de geselecteerde aanbieder vertellen over de gestelde (kwaliteits)eisen en de context waarin de dagbesteding Wmo is ingekocht.

De gemeente had de ambitie om de ondersteuning echt anders in te richten: “Je hebt als overheid wel degelijk invloed op wat je krijgt. Hoe duidelijker je als gemeente aangeeft wat je wilt, hoe beter je krijgt wat je wilt. Het is ook heel belangrijk welke financiële sturing je als gemeente geeft. We hadden dit qua werkwijze en onderling contact nooit voor elkaar gekregen met een p x q financiering”, zegt Coenen, destijds als senior beleidsadviseur betrokken bij deze aanbesteding.

Eerst samen koers bepalen

Voorafgaand aan de aanbesteding is door de gemeente met twaalf partijen, die een brede en representatieve vertegenwoordiging vormden van het werkveld - zowel vertegenwoordiging vanuit cliënten, vrijwilligersorganisaties als zorgaanbieders - eerst goed nagedacht over de benodigde herijking van de Wmo-ondersteuning. Met de herijking wilde de gemeente de transformatie inhoudelijk versnellen en tegelijkertijd zorgen dat de ondersteuning structureel binnen de budgettaire kaders blijft. Ook alle andere actieve partijen in het Wmo-veld konden enkele keren meepraten en meedenken. Dit proces resulteerde in het Uitvoeringsplan Herijking Ondersteuning Wmo. Op basis daarvan heeft de gemeente haar geschiktheidseisen en gunningscriteria opgesteld voor het perceel ‘Aanvullende ondersteuning, Thuisondersteuning en Dagbesteding’.

Elly Weel, directeur Windkracht 058

Passend aanbod voor cliënten met diverse problematiek

Een belangrijke inhoudelijke eis was dat de inschrijver bij inschrijving reeds op minimaal vijf van de acht aangegeven typen problematiek – van dementie tot verslavingsproblematiek – ervaring had met het bieden van algemene individuele en groepsgerichte ondersteuning als bedoeld in Wmo. De inschrijver diende ook aan minimaal 100 cliënten gelijktijdig zorg te hebben geboden. Na gunning werd verwacht dat de aanbieder op alle acht typen problematiek een passend aanbod zou leveren. Zodat in de nieuwe werkwijze cliënten minder ‘heen en weer geschoven’ zouden worden tussen aanbieders wanneer er bijvoorbeeld sprake is van meerdere typen problematiek bij één cliënt. De aanbieder dient al die expertises in huis te hebben (of middels onderaanneming in huis te halen) zodat de cliënt altijd passende ondersteuning krijgt.

Weel is directeur van Windkracht058, per 1-1-2021 dé uitvoerder van de aanvullende Wmo-ondersteuning in heel Leeuwarden. Deze nieuwe organisatie - een samenwerkingsverband van Aardema Zorggroep, InnZorg en JIJ Centraal - voldeed namelijk als enige inschrijver aan alle gunningscriteria en geschiktheidseisen.

Wij vonden elkaar in een andere manier van kijken, in ‘het kan anders, het kan wel’.

Over het brede aanbod dat de nieuwe organisatie kan bieden, zegt zij: “Hoe fijn is het dat we nu doelgroepen door elkaar heen hebben. Zoals bij een groep van mensen met dementie waar nu een jonge vrouw helpt, die zelf met fikse psychiatrische problematiek van doen heeft. Zij is van toegevoegde waarde. Verschillende ziektebeelden, leeftijden, en toch werkt het en verbinden mensen zich. Hoe rijk is dat?!”. Coenen vult aan: “Er werd door veel mensen gezegd: ‘dat kan nooit’. Voorheen was de uitvoering meer met schotten ingericht, zowel in de verschillende typen problematiek als in de voorzieningen en financiering. Als je het op die manier in de markt zet, is het ook logisch dat aanbieders zich daar in voegen. We merkten: je kunt als overheid echt sturen met je visie en beleidskeuzes. Vervolgens werk je die uit in een aanbesteding.”

Lumpsum-financiering

Een belangrijk sturingselement is ook de financiering. Van de PxQ financiering is afgestapt, gekozen is voor lumpsum financiering*. Coenen: “De financiële systematiek is, naast het gezamenlijk met maatschappelijke partners opgestelde beleid, belangrijk in je sturing. Het geeft een andere prikkel dan pxq- financiering en het geeft de aanbieders meer ruimte om hun werk te doen.” Het financieren middels lumpsum paste het beste bij de door de raad gestelde kaders en bij het uitvoeringsplan voor de Wmo. Zo is de aanbieder vrijer om snel en flexibel passende ondersteuning in te zetten. En door zo veel mogelijk beschikkingsvrij te werken worden inwoner sneller en flexibeler geholpen en zijn de administratieve lasten lager.

Cristien Bajema, sr. beleidsadviseur Wmo, gemeente Leeuwarden

Stelselverantwoordelijk voor kwaliteit

In het door de gemeente opgestelde Kwaliteitskader Sociaal Domein staan ook eisen die de gemeente zichzelf stelt, zoals ten aanzien van haar stelselverantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat de gewenste kwaliteit wordt gerealiseerd. De gemeente vindt doorontwikkeling en innovatie, leren en verbeteren belangrijk. In de aanbestedingsdocumenten voor de Aanvullende ondersteuning, thuisondersteuning en dagbesteding is dan ook ingegaan op (de kwaliteit van) het strategisch partnerschap, het werken met een kwaliteitszorgsysteem en het overleg tussen de gemeente en haar maatschappelijke partners.

Bajema is senior beleidsadviseur bij gemeente Leeuwarden en accounthouder voor Windkracht058. Zij heeft met de nieuwe aanbieder intensief contact. Zo is er elke twee weken operationeel overleg. Daarnaast met regelmaat strategisch overleg tussen gemeente en het samenwerkingsverband dat Windkracht058 is. Ook is er periodiek bestuurlijk overleg met de wethouder. Bajema:

Dat werkt heel erg fijn, je bent heel goed op de hoogte. We willen echt die strategisch partner voor elkaar zijn.

 Weel vult aan: “Ik durf in het operationeel overleg echt aan te geven ‘dit kom ik tegen, dit vind ik lastig, willen jullie eens meedenken? Daar leren we dan samen van.”

Ook benoemt Bajema het belang van verdere verbinding van de Aanvullende ondersteuning door Windkracht058 en de Basisondersteuning door Amaryllis, met de buurt- en dorpskamers waaraan ook de sociale basis deelneemt. Met sociale basis wordt hier gedoeld op bewoners met hun sociaal netwerk en vrijwilligers-, wijk- en dorpsorganisaties die bewoners ondersteunen op alle leefgebieden (via subsidie). Ze vertelt: “Door corona konden inwoners vooral op afspraak terecht, maar vanaf eind september willen we de buurt- en dorpskamers meer ‘uitbundig’ openstellen voor inwoners, zodat zij straks terecht kunnen voor vrijwilligersactiviteiten, een kopje koffie of een krantje en voor ondersteuning. Daarnaast zijn wij ook bezig met de vraag hoe de instroom en ondersteuning zo soepel mogelijk vorm kan krijgen van bijvoorbeeld jongeren die 18 jaar worden en van mensen die uitstromen uit Beschermd Wonen.”

Outcome in beeld brengen

Bij de aanbesteding is als één van de gunningscriteria ‘bijdrage aan de transformatie’ opgenomen. Aan inschrijvers werd gevraagd een voorstel te doen voor een Kritische Prestatie Indicator (KPI) om de gevraagde transformatie te kunnen monitoren. Inmiddels zijn de volgende KPI’s door de gemeente opgesteld, in samenspraak met Windkracht058:

  1. cliënttevredenheid;
  2. doelrealisatie: wat is met de cliënt afgesproken, wordt dat gedaan en wat is het resultaat;
  3. samenwerking met sociale basis/vrijwilligers en basisondersteuning.

Tips voor andere gemeenten

Bajema en Coenen geven nog een aantal tips mee voor andere gemeenten die willen bouwen aan de kwaliteit van ondersteuning voor inwoners en de samenwerking met aanbieders:

  • Maak je gemeentelijk beleid sámen met je maatschappelijke partners; dat zorgt voor betere input en meer draagvlak.
  • Kies voor een financieringsvorm die helpt bij de beoogde transformatie. In Leeuwarden is de (politieke) afweging gemaakt om te kiezen voor lumpsum.
  • Heb als gemeente oog voor hoe ingewikkeld het werk van aanbieders is. Zij hebben van doen met inwoners met allerlei problemen, waarbij het soms heel moeilijk is om het beoogde effect te bereiken. Ook al doet de aanbieder zijn werk nog zo goed, dan nog is dat niet altijd garantie voor het effect bij die inwoner.
  • Onderzoek en bespreek juist ook het verhaal achter de kritische prestatie-indicatoren, want een getal zegt in het sociaal domein zeker niet alles.
  • Versterk de relatie tussen gemeente en aanbieder. “Nu we in Leeuwarden operationeel overleg met de aanbieder hebben in een hoge frequentie, leren we elkaar kennen in de dagelijkse gang van zaken. Als er dan iets speelt kun je met elkaar kijken gaat het om iets incidenteels of iets wat structureel speelt en wat gaan we er dan mee doen.”

Bijbehorende kwaliteitspassages in inkoopdocumenten

Voor de gemeente Leeuwarden zijn de bijbehorende kwaliteitspassages verzameld in één document. Lees meer...

* Lumpsum financiering: de taakgerichte uitvoeringsvariant waarbij een gemeente de zorg inkoopt voor één cliëntengroep voor een vast bedrag. Dit betekent dat de gemeente kan uitgaan van een maximumbedrag aan zorginkoop voor deze groep. Meer informatie...